電子契約サービスを無料で導入する方法と注意点をわかりやすく解説
「コストを抑えて電子契約を行いたい」と考えたとき、無料でどこまでの手続きができるのか、後から費用が発生しないか不安に感じる方も多いのではないでしょうか。電子契約は、作成から締結、管理までをオンラインで完結できる便利な仕組みですが、無料プランでは対応できる範囲に一定の制限が設けられているのが一般的です。
本記事では、電子契約を無料で進める主な方法と注意点を整理し、個人や法人が目的に合ったサービスを選ぶためのポイントを解説します。
電子契約とは何か
電子契約とは、契約書の作成や締結をデジタルデータによって行う行為です。従来の紙の契約書とは異なり、作成、送付、署名、締結までの一連の流れをオンライン上で完結できます。電子契約サービスを利用することで、印刷・押印・郵送といった手作業が不要になり、契約手続きの効率化が期待できます。
また、電子契約では「いつ・誰が・どの文書に合意したか」という締結履歴や署名日時が厳密に記録されます。クラウド型のサービスであれば、データを安全に保存・管理できるため、必要な書類を瞬時に検索できる点も大きなメリットです。こうした利便性と安全性の高さから、現在は個人間取引から企業間取引まで、幅広いシーンで電子契約が行われています。
電子契約を無料で進める方法
無料で電子契約を行うには、大きく分けて「受信者として対応する場合」と「送信者として無料プランを利用する場合」の2パターンがあります。立場によって条件が異なるため、それぞれの違いを確認しておきましょう。
受信者として無料で電子契約を行う
多くの電子契約サービスでは、契約書を受け取る側（署名する側）は、費用を一切負担せずに電子契約を行えます。取引先から届いたメールの指示に従って、署名や確認の手続きを行うだけで完了し、自身で有料プランを契約する必要はありません。
この場合、受け取り手である自社や個人がアカウントを持っていない状態でも、契約の締結自体は可能です。そのため、外部からの依頼に対応するだけであれば、最もコストをかけずに電子契約を完結できる方法といえます。
ただし、締結後の書類を自由に整理・検索できないといった制限が生じる場合もあるため、管理面での確認は必要です。
送信者として無料プランを利用する
自ら契約書を送る立場(送信者)でも、各社が提供している無料プランを利用すれば、コストを抑えて電子契約を行えます。一部サービスでは、送信者側にも一定の条件内で無料枠が用意されています。
無料プランでは、契約書の作成から送付、締結までの一連の流れを実際に試すことができます。ただし、月間に送信できる契約件数(例：月3件まで)や、利用できる期間、管理機能などに制限があることが一般的です。
小規模な導入や、まずは操作感を確認したいのであれば、非常に有効な選択肢となります。将来的に契約件数が増える見込みがある場合は、あらかじめ制限内容を把握しておくとスムーズです。
無料プランで対応できる主な契約書
電子契約サービスの無料プランでも契約件数が少ない場合やシンプルな内容なら、以下の様な契約に活用できます。
借用書や金銭消費貸借契約
個人間や小規模な取引で行われる借用書などは、やり取りの頻度が低く、定型的な内容で作成される事が多いため、無料プランで利用されることも多くあります。
オンラインで手続きを完結できるメリットがある一方、無料プランでは契約データの保存期間が限られていることもあり、長期保存が必要な場合には別途データ管理方法を検討の必要があります。
業務委託契約
単発の依頼や、特定のフリーランスの事業者との契約など、送信数が限られている場合に無料プランを利用されることも多くあります。印紙代や郵送費を削減できるメリットは大きいでしょう。
ただし、業務委託契約は継続的に更新されるケースが多く、件数が増えやすい点には注意が必要です。無料プランでは管理機能に制限があることが多く、継続的な利用が見込まれる場合は、有料プランとの違いを事前に確認しておくと安心です。
秘密保持契約（NDA）
取引開始前に締結されるNDAは、比較的シンプルな内容であるため、無料プランで電子契約を進めやすい種類の一つです。スポット的な利用であれば、無料プランでも一定の対応は可能です。
一方で、取引先が増えると締結回数も増える傾向にあります。無料プランの送信上限を超えないなど、今後の取引件数を考慮して運用しましょう。
電子契約サービスを無料で使う際の注意点
電子契約サービスの無料プランでは、必ずしもすべての機能を制限なく使える訳ではありません。スムーズな運用のために、あらかじめ制限の範囲を把握しておきましょう。
無料プランの機能制限
無料プランでは、契約書の送信件数だけでなく、管理機能にも制限が設けられている場合が多いです。例えば、契約書の「検索機能」や「フォルダ分け」が制限されると、書類が増えてきた際に整理や確認に手間がかかる可能性があります。
一時的な対応であれば問題ありませんが、継続的に電子契約を行う場合には、こうした制限が業務効率に影響しないかを確認しておくのがよいでしょう。
法的効力とセキュリティの確認
電子契約は一定の要件を満たすことで法的に有効とされますが、サービスごとにセキュリティ対策には違いがあります。データの保全方法や改ざん防止の仕組みについては事前に確認しておくべきです。
特に、契約書を長期間保管する場合には、無料プランの保存期限をチェックし、必要に応じてダウンロードして別途管理するなどの運用が求められます。法的効力だけでなく、セキュリティ面も含めて慎重に検討しましょう。
有料プランへ移行・本格導入する判断ポイント
無料プランは操作感の確認には適してますが、以下の様な状況に当てはまる場合、有料プラン（または従量課金制サービス）への移行を検討するタイミングです。
- 月間の送信件数が無料枠を超えそうになったとき
- 契約書の検索や属性管理を効率化したいとき
- 複数の担当者で契約管理を行いたいとき
- データの保存期間を無制限にしたいとき
どの程度の頻度で電子契約を行うのか、どこまでの管理機能が必要なのかを整理したうえで、最適なプランを選択しましょう。
電子契約サービスの導入を検討するならベクターサイン
電子契約サービスを選ぶ際、本格運用後の操作性やコストパフォーマンスも重要な判断基準となります。
初期費用を抑えて電子契約サービスを始めたい方へ
ベクターサインは、基本サービス料金が0円のため、初期費用も毎月の維持費もかからない点が特徴です。
継続的な運用にも適した料金体系
利用頻度が増えてきた際、多くのサービスでは高額な月額固定費が発生しますが、ベクターサインは「送信する際にのみ費用が発生する」仕組みです。利用頻度に応じた運用ができるので、コストを最小限に抑えつつ、高度な管理機能を活用できます。
契約データはすべてクラウド上で安全に管理され、過去の書類検索も容易です。継続利用を前提とした、長期的な視点で選びやすいサービスといえます。
電子契約に関するよくある質問
Q1.電子契約は、法的に有効なのですか？
A．はい、電子契約は一定の要件を満たしていれば法的に有効です。電子署名法により、本人性と非改ざん性が担保された電子署名が付与された契約書は、書面契約における押印と同等の効力を持つとされています。ただし、一部の契約（公正証書が必要なものなど）では書面が求められる場合もあるため、注意が必要です。
Q2.無料でどこまで電子契約ができますか？
A．多くのサービスで、受信者としての署名対応は無料で可能です。送信側として利用する場合も無料プランはありますが、月間の件数制限や保存期間の制限が一般的です。件数が増えた場合は、制限のないプランや従量課金制への切り替えを検討しましょう。
Q3.導入によってどのような業務改善が期待できますか？
A．印刷・郵送・押印の工程がなくなるため、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。また、クラウド管理により検索性が向上し、管理コストや郵送代、印紙税の削減にもつながります。テレワークへの対応がスムーズになる点も大きなメリットです。
まとめ
電子契約は、受信者として対応したり、各社の無料プランを賢く選んだりすることで、コストを抑えて開始することが可能です。しかし、ビジネスの規模に合わせて「管理のしやすさ」や「運用の柔軟性」が重要になってきます。
まずは基本サービス料金が0円で導入できるベクターサインのようなサービスで利便性を体感し、自社の業務規模に合わせた最適な形での運用を進めていきましょう。
この記事を監修した人：ベクターサイン