タイムスタンプの費用はいくら？運用相場や費用を抑える方法を徹底解説
近年、電子契約や電子帳簿保存法への対応が進む中、タイムスタンプの導入を検討する企業が増えています。
しかし、実際にどの程度の費用がかかるのか分からず、導入を迷っている担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、タイムスタンプの費用相場や内訳、コストを抑える方法まで詳しく解説します。
導入を迷っている企業はぜひ参考にしてください。
タイムスタンプとはデータの改ざんを抑える便利な機能
タイムスタンプとは、電子管理するデータに正確な日時情報を付与し、その時点で存在していた事実を証明する機能のことです。付与された日時は第三者機関によって証明されるため、契約書や請求書などの重要書類の改ざん防止に有効です。
これらの強みを活かして電子帳簿保存法への対応手段としても広く活用されています。
ただし、タイムスタンプを付与する場合は、一般財団法人日本データ通信協会が認定するTSA（時刻認証業務認定事業者）と直接契約するか、認定TSAと連携しているサービスを利用するのが一般的です。
タイムスタンプ導入にかかる初期費用
タイムスタンプを導入する際、まず初期費用の有無を確認しましょう。
なぜなら、サービスによっては契約時にまとまった費用が発生するためです。
ここでは、タイムスタンプ導入にかかる初期費用を2つ紹介します。
アカウントを発行する費用
タイムスタンプを利用するには、まずアカウントを発行しましょう。
この発行費用は、サービスごとに料金体系が異なります。有料で登録手数料が発生する事業者もあれば、無料で発行できる場合もあります。
ただし、無料の場合、利用人数が増えると追加費用がかかるケースも少なくありません。
そのため、将来的な利用規模を想定した上でサービスを選びましょう。
システムを導入する費用
タイムスタンプを自社システムと連携させる場合は、導入費が発生する可能性があります。
例えば、自社運用型（オンプレミス型）では設定や構築の作業に費用がかかるほか、導入費とは別に月額利用料が必要となるサービスも少なくありません。
一方で、クラウド型では導入費無料で始められるサービスも増えています。
初期費用を抑えたい場合は、無料で導入できるクラウド型を検討する方法がおすすめです。
このように、システムを導入するには長期的な運用総額を踏まえて検討することが重要です。
タイムスタンプでかかるランニングコスト
タイムスタンプを導入した後は、継続的な運用費が発生します。
初期費用だけで判断してしまうと、想定外の出費につながるケースも少なくありません。
年間総額で比較し、実態に合ったサービスを選ぶことが大切です。
ここでは、タイムスタンプでかかるランニングコストを3つ紹介します。
月額利用料金
タイムスタンプの発行数に関係なく、月額利用料金を請求される形式が一般的です。
料金プランは、定額制と従量制の2つに分かれます。
定額制は毎月の支払額が固定される仕組みであるため、発行回数が多い企業では費用を予測しやすくなるでしょう。
一方で、従量制は利用実績に応じて変動します。
毎月ある程度決まった回数を発行する企業では、料金が変わらない定額制が適しています。
このように、月額利用料金は、利用実態に合わせて選ぶことが重要です。
タイムスタンプ発行費用
タイムスタンプの発行費用は、料金体系によって扱いが異なります。
定額制では月額料金に含まれる場合が一般的です。
従量制ではスタンプを発行するたびに費用が発生します。
1スタンプあたりの単価は事業者ごとに差があり、数円～十数円程度が一般的です。
発行数が多い場合は、単価の違いが年間費用に影響するため、契約前に想定される発行数を把握し、総額を比較しておくと安心です。
アカウントを管理する費用
アカウント管理費用が発生するかどうかは、サービスによって異なります。
基本料金に含まれている場合もあれば、利用人数ごとに課金される料金設計もあります。
利用人数ごとに課金される料金設計の場合、利用者が増えると費用も増加するため、将来的な利用規模を見据えて検討しましょう。また、管理機能の充実度も費用に影響するため、料金と機能のバランスを確認することも大切です。
タイムスタンプサービスを選ぶポイント
タイムスタンプサービスの料金や機能はサービスによって異なります。
費用だけで判断すると運用面で不便が生じるかもしれません。
ここでは、タイムスタンプサービスを選ぶポイントを4つ紹介します。
機能の充実度を確認する
まずは、タイムスタンプの付与以外の機能を確認しましょう。
書類の保管や電子署名、契約締結まで対応いているサービスであれば、業務全体の効率化にもつながります。
機能が足りないからと複数のツールを併用すると、管理負担が大きくなってしまいます。
契約業務を一元化できるサービスを選うことで、管理工数の削減につなげることが出来ます。
定額制か従量課金制かを確認する
タイムスタンプサービスは、製品ごとに料金形態が異なります。
たとえば、定額制は毎月の支払額が一定のため、発行数が多い企業では費用管理がしやすくなります。
一方、従量課金制は利用量に応じて費用が変動するため、発行数が少ない企業に適しています。
定額制にするか従量課金制にするかは、自社の発行頻度や利用人数を把握したうえで判断しましょう。
料金形態が業務実態と合わない場合、想定以上の費用が発生することもあります。年間利用量を見込んだうえで選定するのがポイントです。
セキュリティレベルを確認する
タイムスタンプサービスを選ぶ際は、セキュリティ対策の内容を必ず確認しましょう。
重要書類を扱う以上、基本的な安全対策は欠かせません。
二要素認証などの強固な本人確認機能が備わっているかも重要な確認ポイントです。
IDとパスワードだけの認証では不正アクセスのリスクが残るためです。
さらに、IPアドレスによるアクセス制限の有無もチェックしておきましょう。
IPアドレスによるアクセス制限があれば、社内ネットワークのみに利用を限定できます。
また、通信経路の安全性も重要です。
通信経路の安全性に関してはSSL/TLSによる暗号化通信に対応しているか確認しましょう。
このように、さまざまな観点でセキュリティ対策を施しているサービスは、比較的安全に利用できるといえます。
認定タイムスタンプ利用登録マークがあるか確認する
タイムスタンプ機能を搭載したシステムの中には、法令要件を満たさないものもあります。
要件を満たさないスタンプを付与した場合、電子帳簿保存法に対応したデータとして認められない可能性があるため注意が必要です。導入前に認定の有無を必ず確認しましょう。
一般財団法人日本データ通信協会では、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に対応した事業者の認定を行っています。
認定タイムスタンプ利用登録マークを導入しているサービスであれば、法令対応の観点でも安心です。
タイムスタンプ導入ならベクターサインがおすすめ
タイムスタンプの導入を検討する際は、機能と費用のバランスが重要です。
ベクターサイン
では、アップロードしたファイルに認定タイムスタンプを付与し、そのままクラウド上で保管可能です。
「セイコーソリューションズ」の認定タイムスタンプを採用しており、法的要件を満たした形での長期保存に対応しています。
また、基本サービス料金が0円のため、初期費用や毎月の固定費はかかりません。タイムスタンプ機能に加えて、電子署名や文書管理機能も一体で利用できるため、契約業務をまとめて効率化できます。コストを抑えながら、タイムスタンプの付与から保管までを一元管理できる点は、大きな導入メリットといえるでしょう。
まとめ
タイムスタンプの費用は、初期費用とランニングコストに分かれます。
自社の発行数に合った選択をしないと、かえって割高になる可能性があります。
さらに、セキュリティ水準を無視してしまうと、情報漏洩の可能性も無視できません。
まずは基本サービス料金が0円で導入できる ベクターサイン のようなサービスで利便性を体感し、自社の業務規模に合わせた最適な形での運用を進めていきましょう。
この記事を監修した人：ベクターサイン