電子契約の費用はいくら？料金とコストを抑える方法を徹底解説！
電子契約の導入を検討する際、多くの企業が気にするのが契約にかかる費用です。
紙の契約書と比べて本当にコスト削減につながるのか疑問を持つ方も少なくありません。
確かに、月額料金や送信件数ごとの課金、タイムスタンプの費用など、サービスごとに料金体系は異なります。
本記事では、電子契約の基本から費用の内訳、電子契約サービスを選ぶ時のポイントまで詳しく解説します。導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
電子契約とはオンラインで完結する契約のこと
電子契約とは、契約書を紙ではなくデータで作成し、オンライン上で署名・締結できる契約方法です。
従来のように印刷や署名、押印、郵送を行う必要はありません。
契約当事者は、クラウド上にアップロードされた契約書を確認し、電子署名や電子サインを付与します。
これにより、遠方にいる相手とも迅速に契約を締結できるのです。
さらに、電子証明書やタイムスタンプを付与することで、改ざん防止や本人確認の信頼性が高まるうえ、適法に電子署名が行われていれば、書面契約と同様に有効と扱われるケースが一般的です。
また、紙のやり取りや郵送作業が不要となるため、業務効率の向上にもつながります。
電子契約を導入するメリット
電子契約の導入は、単なるペーパーレス化にとどまらず、企業活動に直結する効果が期待できます。
特に、契約件数が多い企業では、積み重なる事務負担や経費を大きく見直すきっかけになるでしょう。
ここでは、電子契約を導入する代表的なメリットを4つ紹介します。
コストの削減につながる
電子契約は紙の課税文書に該当しないため、印紙税の対象外とされています。そのため、契約金額や件数が多い企業ほど、印紙代の削減効果を実感できます。さらに、契約書の印刷や製本にかかる紙代やインク代も不要です。
また、郵送費や封筒代、保管スペースの確保にかかる費用も発生しません。契約書の保管をクラウド上で行えば、倉庫代や管理コストも抑えられるのです。
これらの費用は一見小さく見えますが、積み重なる事務負担や経費を大きく見直すきっかけになるでしょう。
書面契約よりスピーディーに契約締結できる
電子契約は、オンライン上で手続きが完結します。そのため、契約書の印刷や製本、押印作業を行う必要がありません。その上、郵送にかかる日数も発生せず、相手に即時で送付可能です。当然、受領側も署名後に返送する手間はかかりません。
このように、電子契約は双方にインターネット環境があれば、場所を問わず対応できます。
これにより契約締結までの時間が大幅に短縮されるため、急ぎの取引や遠隔地との契約に重宝されています。
このスピーディーさは、業務全体の効率化にも直結しています。
時間や場所にとらわれない
電子契約は、インターネット環境があれば手続きを進められるため、時間や場所にとらわれずに利用できるのもメリットです。出張先や在宅勤務中はもちろん、海外との取引でも時差を気にせず確認できます。
書類を持ち運ぶ必要がないため、紛失リスクを抑えられるのも嬉しいポイントです。
このように、電子契約は双方の都合に合わせて署名できるため、柔軟な契約対応が可能です。
働き方が多様化する中で、時間や場所に縛られない仕組みは大きなメリットといえるでしょう。
企業のコンプライアンス強化を図れる
電子契約では、署名日時や操作履歴が自動で記録されます。つまり、誰がいつ確認し、署名したのかを明確化できるのです。これにより、契約過程の透明性が高まります。
さらに、電子証明書やタイムスタンプの付与により、改ざん防止対策も強化されるのも嬉しいポイントです。
万が一、不正な変更があった場合も検知しやすい仕組みといえるでしょう。
また、特定のIPアドレスのみアクセスを許可する設定も可能なため、閲覧権限を細かく管理できる点も安心材料です。
こうした仕組みは、近年の内部統制強化にも役立つことから注目されています。
電子契約の利用にかかる費用は大きく分けて2つ
電子契約の費用は、大きく分けて「月額利用料」と「送信料」に分かれます。まずは費用構造を理解して、無駄なコストの発生を防ぎましょう。
ここでは、代表的な費用項目である「月額利用料」と「送信料」について解説します。
月額利用料
クラウド型の電子契約サービスを利用する場合、基本となる月額利用料が発生します。料金は、プラン内容や機能数によって異なります。
サービスによっては、利用ユーザー数や管理機能の範囲で金額が変動するケースもあることを覚えておきましょう。
「月額」とありますが、サービスによっては年払い可能なものもあります。
年払いは月額換算すると割安になるため、長い目で利用を考えている方におすすめです。
電子契約サービスの中には、無料プランやトライアルを用意しているものもあります。
ただし、無料プランでは締結可能な契約件数に上限があるため、注意が必要です。
利用できる機能も制限される傾向にあるため、自社の運用規模と照らし合わせて検討しましょう。
送信料
送信料とは、契約書を相手方へ送付するごとに発生する費用です。多くのサービスでは契約件数に応じた従量課金制を採用しています。一般的な相場は、1通あたり100円から200円台で、契約件数が増えるほど総額は大きくなる傾向にあります。そのため、月間の契約件数を事前に把握しておくことが大切です。
件数が多い企業では、月額利用料が高くても送信料込みの定額プランが適している場合もあります。
料金体系を比較し、自社の利用状況に合うサービスを選びましょう。
相手方に費用が発生するかどうかは電子契約サービスによって異なる
電子契約の費用は自社だけでなく、相手方に負担が生じるかも確認が必要です。なぜなら、契約方式によっては、相手側に費用が発生しない仕組みもあるためです。
取引先との関係性を踏まえ、適切な方式を選びましょう。
【事業者署名型の場合】相手方の負担はゼロ
事業者署名型とは、契約当事者ではないサービス事業者の電子証明書を用いて契約を成立させる方式です。
電子契約サービス事業者が当事者の指示に基づき署名処理を行います。そのため、相手方は専用の電子証明書を取得する必要がありません。相手方に配慮された仕組みといえるでしょう。
相手方の負担は、メール認証などの簡易な確認手続きのみです。導入のハードルが低く、取引先にも受け入れられやすいのも嬉しいポイントです。
【当事者署名型の場合】相手方は電子証明書の発行費用がかかる
当事者署名型は、契約当事者それぞれが電子署名を付与するため、署名者ごとに電子証明書の取得が必要です。
電子証明書の発行には、1枚あたり数千円程度の手数料がかかります。
認証局で本人確認を受けた上で発行されるため、本人性を強く担保できる点が大きな特徴です。
ただし、相手方にも費用と手間が発生します。
取引先に説明を行い、理解を得なくてはならない点を覚えておきましょう。
電子契約サービスを選ぶ時のポイント
電子契約サービスは、料金や機能が大きく異なります。費用だけで判断すると、想定外のコストが発生するおそれがあります。導入後の運用を見据えた比較が重要です。
ここでは、費用面で確認すべきポイントを5つ紹介します。
初期費用0円で導入できるか確認する
電子契約サービスには初期費用がかからないものがあります。特に、クラウド型は自社でサーバーを用意する必要がありません。専用システムの構築や保守体制の整備も不要なため、導入時の負担を抑えやすいといわれています。
また、短期間で利用を開始できる点も魅力です。一方で、一部のサービスでは、初期設定費用が発生します。
契約前に見積もりを取り、総額を確認してから導入を検討しましょう。
月額の固定費用を確認する
電子契約サービスの中には月額0円のプランもあります。ただし、固定費が無料でも従量課金が発生する可能性があります。
従量課金とは、契約締結や文書送信のたびに料金が加算される仕組みです。利用件数が増えると総額が高くなる可能性があります。まずは複数社の料金体系を比較し、相場を把握しましょう。
総合的かつ長期的なコストを算出し、自社の契約件数に合うプランを選びましょう。
機能の充実度を確認する
電子契約サービスは、基本機能の範囲が事業者ごとに異なります。基本プランで利用できる機能が充実していれば、追加オプションの契約は不要です。追加オプションの契約の有無は、結果として月額費用の増加防止にもつながります。
また、電子署名機能だけでなく、文書管理や検索機能も重要です。アカウント管理や権限設定の柔軟性も確認しておきましょう。
短期利用の場合は1ヶ月単位で契約できるか確認する
電子契約は、年払いを選ぶと月額より割安になるケースが多くあります。
一方で、短期利用の場合には、月単位の契約のほうが始めやすいこともあります。
期間限定のプロジェクトで利用する場合は、年払いではなく1ヶ月単位で契約するのがおすすめです。
1ヶ月単位で契約できれば柔軟に見直しも可能です。また、試験導入として活用する選択肢もあります。
操作性や社内浸透の状況を確認しながら、利用期間に応じた契約形態を選びましょう。
無料トライアルを通して利便性や操作性を確認する
導入前に無料トライアルを通して利便性や操作性を確認しましょう。無料トライアルでは、契約書の作成から送信までの流れを体験し、作業の手間が減るかどうかを見極めましょう。
社内メンバーが無理なく使えるかも確認しておくと、後の手間も省けます。導入後に失敗しないように、無料トライアルを設けているサービスはぜひ活用してみましょう。
電子契約サービスの導入を検討するならベクターサイン
電子契約サービスを選ぶ際は、使いやすさや機能の充実度に加えて、後から想定外の費用が発生しないかという点も重要な判断基準となります。
ベクターサインは、基本サービス料金が0円なので初期費用や毎月の固定費がかからない点が特徴です。
利用頻度が増えてきた場合でも、「送信する際にのみ費用が発生する」従量課金型のため、利用状況に応じた無駄のない運用が可能です。
コストを最小限に抑えながら、高度な管理機能も活用できるため、スモールスタートから本格運用まで安心して導入できます。
まとめ
電子契約の費用は、契約件数や利用方法によって総額は大きく変わります。
料金体系や機能の違いを理解しないまま導入すると、想定外の支出につながる可能性があります。
初期費用や固定費、従量課金の有無を比較しつつ、無料トライアルを活用して操作性や利便性も確認しましょう。
まずは、基本サービス料金が0円で導入できる ベクターサイン のようなサービスで利便性を体感し、自社の業務規模に合った最適な形での運用を進めていきましょう。
この記事を監修した人：ベクターサイン