文書管理システムの費用相場を解説！自社に合った選び方も紹介
近年、契約書や社内規程、図面などの管理を電子化する企業が増えています。
紙中心の運用では、検索や保管に手間がかかるだけでなく、紛失や情報漏えいのリスクも高まるためです。
こうした課題から、注目されているのが文書管理システムです。
本記事では、文書管理システムの導入を検討している企業に向けて、費用相場の目安を分かりやすく解説します。
さらに、最適な文書管理システムの選び方も紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
文書管理システムとは
文書管理システムとは、企業内に存在する契約書・請求書・設計図書などを電子化し、一元的に管理するツールです。
紙文書をスキャンして保存するだけでなく、文書の作成から承認、保管、廃棄まで、一連の流れを統合的に管理できます。
さらに、キーワード検索や全文検索があれば、必要な資料へ迅速にアクセスできます。
加えて、アクセス権限の設定や操作履歴の記録が備わっていれば、内部統制の強化にもつながります。
このように、文書管理システムがあることで、情報共有が円滑になり、業務の属人化を防ぎやすくなるでしょう。
ただし、導入時には初期費用や月額利用料が発生するため、自社の目的と予算の整理をしておくことが大切です。
費用の種類は大きく分けて5つ
文書管理システムの費用は、大きく分けて5つに分類されます。
ここでは、それぞれの費用の内容について解説します。
導入時は、自社の規模や利用人数に応じた見積もりになっているか確認し、長期的な視点で判断することが重要です。
①インフラ導入にかかる費用
インフラ導入費用とは、ハードウェアなどのインフラを導入するための費用のことです。ただし、通信環境を強化やセキュリティ対策の追加が必要な場合は、別途費用がかかる可能性があります。そのため、自社の運用方針に合わせて算出することが大切です。
②システムを構築する費用
システム構築費用は、どの文書をどのように登録し、管理するかによって異なります。要件定義で整理する範囲が広いほど、必要な設計工数が増え、費用が高くなる傾向があります。
また、システムのアーキテクチャに左右される部分も大きいため、専門知識が求められる点も特徴です。正確な金額を把握したい場合、ベンダーに見積もりを依頼するのがおすすめです。
③データを移行する費用
現在管理している文書を新システムへ移行する際にも費用が生じます。紙資料を電子化する場合は、スキャン作業やデータ入力作業が必要になります。既存の電子データであっても、形式の統一や不要データの整理が必要です。データ量が多い企業ほど、作業工数は増加します。
さらに、移行前後で分類体系を変更する場合は、設計作業が発生します。移行作業を外部へ委託するか、自社で行うかによっても金額は変動するため、事前にデータの棚卸しを行い、範囲を明確にしておきましょう。
④導入するための人件費
文書管理システムの導入時には、社内で対応する人件費も発生します。
主な内訳は、プロジェクト責任者や担当部署の工数を確保するための費用です。加えて、要件整理やベンダーとの打ち合わせにも時間を要します。
また、運用ルールの策定やマニュアル作成も重要な作業です。全社展開を見据える場合は、説明会や研修の実施も検討しなくてはなりません。人件費は見落とされやすいため、計画段階で十分に加味しておきましょう。
⑤カスタマイズする費用
自社の運用ルールに合わせて機能を調整する場合、追加費用が発生するケースがあることも覚えておきましょう。
標準機能の範囲で対応できれば、負担は抑えられますが、独自の承認フローや帳票形式を求める場合は開発作業が必要になります。
また、外部システムとの連携を強化する場合も費用が増加します。カスタマイズ範囲が広がるほど、保守費用にも影響することもあるため、事前にどの範囲をカスタマイズするのか明確にしておくことが重要です。
【形態別】文書管理システムの初期費用相場
文書管理システムの初期費用は、導入形態によって水準が大きく変わります。そのため、初期費用だけで判断すると、後の運用負担が経費を圧迫してしまうかもしれません。自社の規模やセキュリティ方針を踏まえ、総コストで比較しましょう。
ここでは、形態別に文書管理システムの初期費用相場を紹介します。
【クラウド型】無料〜5万円程度
クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する形態です。自社でサーバーを設置する必要がありません。そのため、初期費用は無料～5万円程度に収まる傾向にあります。
月額費用は機能内容や利用人数に応じて変動します。従量課金制の場合、1ユーザーあたり数百円〜数千円程度が目安です。短期間で導入しやすい点が特徴です。
一方で、初期費用が無料でも月額料金が高めに設定される可能性があります。
契約前に総支払額を確認しておきましょう。
【オンプレミス型】数百万円程度
オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置して運用する形態です。システム構築から運用までを自社で管理するのが特徴で、初期費用は数百万円規模となるケースも少なくありません。
出費は大きいものの、データの管理とセキュリティを自社主導で運用できる点がメリットです。そのため、セキュリティが重要視される業界や、高いカスタマイズ性を求める企業におすすめです。ただし、保守やアップデートには専門知識が求められます。継続的な運用コストも見込んだ計画を立てましょう。
【オンプレミス型でスクラッチ開発】数百万円〜数千万円程度
オンプレミス型でスクラッチ開発を選ぶ場合、自社専用の仕組みを一から構築します。既存製品を利用せず、独自要件に沿って設計を進めるのが特徴的です。そのため、柔軟性は非常に高く、業務フローや管理項目を細かく反映できます。
一方で、要件定義や基本設計に多くの工数を要するため、初期費用は数百万円～数千万円規模となる場合があります。
金額が大きいものの、高い自由度を求める企業におすすめです。
【パッケージ型】30万円程度
パッケージ型は、完成済みのソフトを購入して利用する形態です。自社のパソコンやサーバーへインストールして運用します。導入までの期間が短く、手軽に始めやすい点が特徴です。価格相場は製品によって差がありますが、30万円前後が目安です。
ただし、買い切り型であるため、大幅なカスタマイズには対応していないケースが一般的です。
標準機能が業務に合うかを事前に確認しておきましょう。
最適な文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶ際は、価格だけで判断してはいけません。自社の規模や業務内容に合うかを見極める姿勢が重要です。
ここでは、最適な文書管理システムの選び方について解説します。
利用人数を把握しておく
文書管理システムの料金体系は、従量課金制と月額固定制が一般的です。
従量課金制は利用人数に応じて費用が増減するため、少人数で利用する企業に適した方式です。
一方、月額固定制でユーザー数無制限のプランもあります。この場合、利用者が多い企業が利用すれば費用対効果が見込めるでしょう。
ただし、現在の利用人数だけで判断すると、後に割高となる可能性があります。中長期的に考えることがポイントです。
複数のベンダーから見積もりを依頼する
文書管理システムは、提供企業ごとに価格水準だけでなく、機能範囲やサポート内容も異なります。
そのため、料金体系や契約期間の条件も確認しておきましょう。
複数社へ見積もりを依頼すれば、相場感を把握しやすくなるためおすすめです。
その他、デモやトライアルを活用することも有効です。
文書管理システムの基本機能を確認する
文書管理システムには、押さえるべき基本機能があります。
代表的なのは文書登録機能、検索機能、文書のファイリング機能、文書のライフサイクル管理機能、ワークフロー機能の5つです。
特に、検索機能に関しては、有無だけでなくその精度も確認しておきましょう。
導入実績を確認する
導入実績の確認は、選定時の重要な判断材料です。同業種や同規模の企業で利用されている事例があるか確認しておきましょう。似た課題を持つ組織で成果が出ていれば、高い再現性が期待できるはずです。
また、公開されている導入事例やインタビューも確認し、自社の業務内容と照らし合わせるのもおすすめです。
実績が豊富なベンダーは運用ノウハウも豊富であるため、導入の指標となるはずです。
フリープランは利用制限を確認する
フリープランは手軽に始められる点が魅力です。しかし、利用人数や保存容量に制限が設けられるケースが一般的です。そのため、事前に登録できる文書数などを確認しておきましょう。制限レベルによっては、有料プランへの移行を検討する必要がある場合もあります。
無料トライアルで試してみる
無料トライアルは、実際の操作感を確認する絶好の機会です。画面の見やすさや登録手順の分かりやすさを体感できるでしょう。
検索速度や結果表示の精度も検証し、業務に差し支えないか確認するのもポイントです。
短期間でも実務に近い形で利用できれば、導入後のミスマッチを防げるでしょう。
導入後にかかるコストも考慮する
システムは導入して終わりではありません。現場へ定着するまでには時間と労力、そしてコストが必要です。
また機能に不足を感じた場合には、追加機能の契約が必要となる可能性もあります。
初期費用だけでなく、長期的な運用負担を含めて検討しましょう。
まとめ
文書管理システムの費用は、導入形態や規模によって大きく異なります。さらに、初期費用だけでなく、運用や維持にかかる支出も考慮しなくてはなりません。
そのため、自社の課題を明確にした上で複数社の見積もりを依頼したり、無料トライアルを活用したりなど、慎重に検討することが大切です。
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初期費用無料であるため、初めて導入する企業でも始めやすいサービスです。
導入を検討している企業はぜひご検討ください。
