タイムスタンプの作成方法は？電子帳簿保存法との関係性や注意点も解説

業務効率化のためにあらゆる書類をペーパーレス化したいけれど、「タイムスタンプの作成方法がわからない」と困っている方も多いでしょう。タイムスタンプは、電子帳簿保存法などの法律が関わるため、確実に対応する必要があります。

本記事では、タイムスタンプの仕組みや役割、作成方法について解説します。

導入するうえでの注意点もあわせてお伝えしますので、タイムスタンプを導入して煩雑な書類管理を簡単にしたいと考えている方は、参考にしてください。

タイムスタンプ作成の前に知っておきたい基礎知識

タイムスタンプを作成するには、まずその仕組みや役割について理解することが大切です。あわせて、混同されがちな電子署名との違いについても解説します。

タイムスタンプとは電子データの存在と非改ざんを証明するもの

タイムスタンプとは、以下の2つを証明する技術です。
第三者機関である時刻認証業務認定事業者（TSA）が発行します。

• ある時刻に電子データが存在していた
• その時刻以降に電子データが改ざんされていない

タイムスタンプは、電子データのハッシュ値（再発行や復元が不可能な文字列）に時刻情報を付与することで作成されます。電子データがたった一文字でも変わるとハッシュ値は変わってしまうため、改ざんの有無については、すぐに分かります。

主に以下の書類の真実性や非改ざん証明に用いられています。

• 電子契約書や請求書
• 電子帳簿保存法に対応した書類（スキャナ保存する領収書など）
• 医療情報や電子カルテの情報

タイムスタンプを付与すると信頼性を保ちつつ業務を効率化できる

タイムスタンプの大きなメリットは、信頼性を確保しながら業務を効率化できる点です。
近年、管理コストの削減や検索・閲覧のしやすさといった点から、書類のペーパーレス化が推進されています。
ただし、電子データは紙に比べても改ざんされやすい懸念があり、信頼性を確保しにくいことが問題でした。

しかし、タイムスタンプを導入することで、電子化された書類についても真実性の証明が可能になりました。
タイムスタンプは、書類の真実性を保ちながら業務の効率化を図れる有用な技術です。ペーパーレス化が進む中で、今後さらに普及いていくと考えられます。

タイムスタンプと電子署名の違いは「時刻情報」があるかどうか

タイムスタンプと似た技術の一つに、電子署名があります。どちらも電子データの信頼性を確保するためのものですが、大きな違いは「作成者」と「時刻情報」にあります。

両者を併用することで、より信頼性の高い電子データを証明できます。

タイムスタンプの実際の作成付与方法

タイムスタンプを実際に作成付与する方法は以下のとおりです。

• タイムスタンプを利用できるシステムを導入する
• タイムスタンプを作成する書類を用意する
• データをシステムにアップロードする

上記それぞれについて、詳しく解説していきます。

タイムスタンプを利用できるシステムを導入する

まず、タイムスタンプを利用するには、以下の方法でシステムを導入していく必要があります。

• 時刻認証業務認定事業者（TSA）と契約
• タイムスタンプの付与ができる会計、電子契約システムなどを導入

システムを導入すると、タイムスタンプ以外にも文書管理などの電子契約に関わる作業にも対応できるため便利です。
自身の利用目的や頻度に合ったサービスを選ぶとよいでしょう。

無料でタイムスタンプを作成する方法もあります。詳しくはこちらの記事で解説しています。

▶関連記事： タイムスタンプを無料で使う方法と注意点をわかりやすく解説

タイムスタンプを作成する書類を用意する

次に、タイムスタンプを作成する書類データを用意します。原本が紙書類の場合は、スキャンや写真撮影などで電子データに変換してください。ツールによってはデータ形式が限定される場合があります。変換データ形式に制限がある場合は、システム導入時に確認しておきましょう。

データをシステムにアップロードする

データをシステムにアップロード後、タイムスタンプが付与されます。

なお、会計システムや電子契約システム上で作成された書類の場合、この工程は不要なケースも多くあります。
ただし、システムのサービス内容によって異なるため、導入前に確認しておくと安心です。

タイムスタンプ運用時の注意点

タイムスタンプは電子データの真実性を証明できる技術ですが、注意点もあります。

• タイムスタンプが不要な場合も把握しておく
• タイムスタンプの付与期限を過ぎないようにする
• 原本の破棄タイミングを決めておく

注意点を把握して対応することで、安心して書類整理を効率化できるでしょう。
以下では、それぞれについて詳しく解説します。

タイムスタンプが不要な場合も把握しておく

タイムスタンプの作成には一定のコストがかかります。法律上、タイムスタンプが必要なものと不要なものを把握しておくことで、コストを抑えながら作業を進められるでしょう。

タイムスタンプの費用相場や運用コストを抑える方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

▶関連記事： タイムスタンプの費用はいくら？運用相場や費用を抑える方法を徹底解説

タイムスタンプは、国税関連帳簿書類の電子データ保存ルールを定めた、電子帳簿保存法の「真実性の確保」の観点で大きな役割を果たします。2022年の電子帳簿保存法改正によって、タイムスタンプの要件が一部緩和されました。

タイムスタンプが必要・不要であるケースは以下のとおりです。

法律上、タイムスタンプが不要の場合でも、書類の真実性を確保するために付与が必要となるケースがあります上記のケースを参考にしながら、タイムスタンプの付与する条件を検討するとよいでしょう。

タイムスタンプの付与期限を過ぎないようにする

タイムスタンプの付与期限を過ぎると、電子帳簿保存法の要件を満たさない可能性がありますので注意が必要です。
タイムスタンプの付与期限は、最長で「約2か月＋7営業日以内」と定められています(業務処理サイクルにより異なる)。
付与を後回しにして期限を過ぎてしまわないよう、注意が必要です。

• データ受領や作成をしたらすぐに付与する
• 期間を決め、確認して付与する

上記のようにルールを定めて、タイムスタンプの付与忘れを防ぎましょう。

原本の破棄タイミングを決めておく

法律上、タイムスタンプを付与した後の紙原本は破棄できます。しかし、業務フローや社内規約の関係上、すぐ破棄が認められないケースもあるかもしれません。

タイムスタンプ付与後の紙原本の取り扱いについては、社内で方針を定め、社員全員に共通の認識を持つ必要があります。新たに規則を設けるのは手間に感じられるかもしれませんが、誰もが安全に対応できるよう、あらかじめルールを定めておくことが重要です。

タイムスタンプを利用するならベクターサインがおすすめ

タイムスタンプを利用する場面は、電子契約や電子取引が多いため、契約書の作成から締結、管理・保管まですべて同じサービスで行えると、作業を効率化できます。
そこでおすすめなのが、 ベクターサイン です。

ベクターサインは、契約に関わる以下の手続きを一元化できます。

• 契約書などの文書作成
• 電子署名
• タイムスタンプの付与
• 文書の保管

基本料金は発生せず、電子署名やタイムスタンプ、文書保管の送信料のみで利用できます。初期費用を抑えられるため、「使えるかどうか、まずは試してみたい」と考えている方でも気軽に導入できます。

また、送信数に応じて豊富なプランの用意されているため、費用を無駄にすることなく、契約関係の文書整理を行えるでしょう。

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タイムスタンプに関するよくある質問

Q1. タイムスタンプは必ず付与しなければいけませんか？

A. 必ずしも必要とは限りません。電子帳簿保存法においては、タイムスタンプの付与に代えて、訂正や削除の履歴が残るシステムの利用や事務処理規程の整備によって、要件を満たすことも可能です。

Q2. タイムスタンプは後から付与できますか？

A. 可能ですが、電子帳簿保存法では付与期限が定められています。期限内に付与しない場合、要件を満たさない可能性があるため注意が必要です。

Q3. タイムスタンプを付与した後、紙の原本は破棄できますか？

A. 要件を満たしていれば破棄は可能です。ただし、社内規程や業務フローによっては一定期間保管が必要な場合もあるため、事前にルールを定めておくことが重要です。

まとめ

タイムスタンプは、国税関連帳簿書類の電子データはもちろん、さまざまな書類の真実性を確保するのに重要な技術です。導入にはある一定のコストがかかります。
しかし、タイムスタンプ付与機能を備えた電子契約一元化サービスを利用すれば、書類整理の効率化を進められるでしょう。

ベクターサインは、初期費用コストを抑えながら電子契約サービスを試せます。
気になる方、ぜひベクターサービスを利用してみてください。

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