電子契約は個人事業主にも必要？メリット・デメリット・導入の流れを解説
「電子契約は大企業向け」というイメージを持つ方もいますが、実際には個人事業主こそ、効率化やコスト削減の効果を大きく得られるケースが少なくありません。
本記事では、電子契約の基本的な仕組みから、個人事業主にとってのメリット・デメリット、導入の流れ、サービスの選び方まで、実務に役立つ観点から分かりやすく解説します。
個人事業主にとっての電子契約とは
電子契約とは、従来の紙による契約に代わり、電子データのみでやりとりを完結させる契約方式です。
契約書を印刷して押印・郵送するという工程が不要になり、すべての手続きをオンライン上で完結できます。
電子契約の信頼性を支えるのが、「電子署名」と「タイムスタンプ」の2つの仕組みです。
電子署名は「誰が・何を作成したか」を証明する仕組みで、一定の要件を満たすことで、法的な証拠力が認められます。電子署名には、認証局が発行する電子証明書を用いる方式など、複数の種類があります。
電子署名の意味や仕組みについては、以下の記事で詳しく解説しています。
▶関連記事： 電子署名の意味と仕組み、無料での利用方法について
タイムスタンプは「いつ・何を作成したか」を証明するもので、時刻認証局によって発行されます。
これにより、文書の改ざん防止や作成時の証明が可能になります。
タイムスタンプの仕組みや費用については、以下の記事で詳しく解説しています。
▶関連記事： タイムスタンプの費用はいくら？運用相場や費用を抑える方法を徹底解説
インターネット環境があればどこからでも手続きが完結するため、自宅や外出先など場所を選ばずに契約業務を進められます。従業員を持たず、1人で多くの業務をこなす個人事業主にとって、特に相性のよい契約手段といえるでしょう。
個人事業主が電子契約を導入するメリット
電子契約は、契約手続きをオンラインで完結できる仕組みとして、多くの個人事業主に活用されています。
ここでは、個人事業主が電子契約を導入することで得られる主なメリットについて解説します。
業務効率を大幅に改善できる
電子契約では、印刷・製本・押印・郵送・返送といった工程がすべてオンラインで完結し、リアルタイムでやりとりできます。契約内容の修正も即座に再送付できるため、取引スピードが向上します。業務を一人で担う個人事業主にとって、大きな時間削減につながります。
コストを削減できる
電子契約に切り替えることで、紙・インク・郵送費などの直接的なコストを削減できます。
また、印紙税がかからない点も大きなメリットです。
紙の契約書には、契約の種類や金額に応じて収入印紙の貼付が必要ですが、電子契約書は印紙税法上の課税対象外となっています。
セキュリティを強化できる
電子契約では、セキュリティ体制が整ったサービスを選べば、契約データの悪用や改ざん防止にも対応できます。
また、自宅兼事務所で業務を行う個人事業主にとって、書類を物理的に安全な場所で保管し続けることは、意外と難しいものです。電子契約は、盗難や紛失といった物理的なリスクを軽減できる点でも有効です。
過去の契約書を管理・検索しやすくなる
電子契約では、クラウド上に契約データが蓄積されるため、取引先名や日付などで検索し、すぐに参照できます。
また、改正電子帳簿保存法では、2024年1月から、電子取引データを原則として電子データのまま保存することが求められています。クラウド上での電子保管は、この法的要件を満たす手段としても有効です。
個人事業主が電子契約を導入する際のデメリット・注意点
電子契約には多くのメリットがありますが、導入にあたってはいくつか注意すべき点もあります。
ここでは、個人事業主が電子契約を導入する際に知っておきたいデメリットや注意点いついて解説します。
取引先の同意が必要
電子契約への移行は、自社だけの判断で完結するものではありません。契約は双方が納得した上で締結するものであるため、取引先の理解と同意が前提条件となります。
特に個人事業主が立場的に弱い状況にある場合、強く導入を促すことは難しく、取引先が紙での契約を希望すれば、従わざるを得ないケースもあります。導入を進める際は、電子契約のメリットや具体的な運用方法を丁寧に説明し、相手の疑問や不安を一つずつ解消していくコミュニケーションが大切です。
ある程度のITリテラシーが必要
電子契約はスマートフォンやパソコンを使って行うため、デジタル端末の操作に不慣れな場合は、導入のハードルが高くなります。自分だけでなく、取引先がITに不慣れな場合には、操作手順書を作成するなどのサポートが必要になることもあるでしょう。
費用対効果を慎重に見極める
電子契約サービスには、基本的に月額料金や初期費用が発生します。利用頻度が低い場合は、導入前よりも費用がかさんでしまう可能性もあるため、注意が必要です。月間の契約締結件数や、これまで郵送や収入印紙にかかっていたコストを洗い出した上で、本当に費用対効果があるかを慎重に検討しましょう。
個人事業主に合った電子契約サービスの選び方
電子契約サービスは数多く存在するため、自分の業務に合ったものを選ぶことが重要です。
ここでは、個人事業主が電子契約サービスを選ぶ際に確認しておきたいポイントについて解説します。
対応書類の種類を確認する
業務委託契約書やNDA、発注書など、個人事業主が扱う契約書の種類はさまざまです。
検討中のサービスが、自分の業務で必要な書類に対応しているかを、事前に確認しておきましょう。
2022年5月の宅地建物取引業法改正により、これまで電子化が認められていなかった不動産取引でも電子契約が可能になりました。現在では対応できる契約の範囲が広がっており、多くの契約類型に対応するサービスが増えています。
自分がよく締結する契約の種類をリストアップした上でサービスを比較すると、選びやすくなります。
セキュリティ水準を確認する
電子契約はオンラインで管理されるため、外部からの不正アクセスやサイバー攻撃に対する対策が講じられているかの確認が欠かせません。外部認証の取得状況（ISO認証など）や、二要素認証・アクセス権限管理などの機能が備わっているかをチェックしましょう。
また、自分自身でも、ウイルス対策ソフトの導入やファイルへのパスワード設定など、基本的なセキュリティ対策を日常的に意識することが大切です。サービスと利用者の両面で対策を行うことが重要です。
コストと機能のバランスを見る
個人事業主には、大企業向けの多機能・高価格サービスよりも、必要な機能を過不足なく備えた、使いやすいサービスが向いています。月間の契約締結件数を基準に、無料プランや低コストプランで要件を満たせるか検討しましょう。
無料トライアルを積極的に活用することで、実際の操作感や必要な機能の過不足、サポート体制などを本契約前に確認できます。複数のサービスを試した上で、自分のビジネスに最もフィットするものを選びましょう。
電子契約をスムーズに運用するためには、使いやすいサービスの選定が重要になります。
特に個人事業主の場合は、操作性やコストのバランスが重要なポイントです。
ベクターサイン
は、電子契約の締結から文書の保管・管理までをクラウド上で一元的に行えるサービスです。
シンプルな設計で、初心者でも操作しやすいのが特徴です。インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、外出先での作業が多いフリーランス・個人事業主の働き方にもフィットします。
送信に合わせて料金が発生する従量課金制を採用しており、締結済み文書のクラウド保管・管理にも対応しています。
過去の契約書の検索や確認も手軽に行える点もメリットの一つです。
まずはサービス内容をご確認の上、自分のビジネスに合うかどうかを、ぜひ試してみてください。
個人事業主の電子契約に関するよくある質問
Q1. 個人事業主でも電子契約は導入すべきですか？
A．契約件数が多い方や、郵送・押印の手間を減らしたい方におすすめです。
特にリモートでのやり取りが多い場合や、業務効率を高めたい場合には、電子契約による時間削減やコスト削減の効果を実感しやすいでしょう。
Q2. 電子契約は法的に有効ですか？
A．電子契約は、電子署名法に基づき、一定の要件を満たすことで法的な証拠力が認められます。
紙の契約書と同様に、契約内容について当事者間の合意が確認できることが重要であり、適切なサービスを利用することで安全に運用できます。
Q3. 個人事業主におすすめの電子契約サービスの選び方は？
A．自身や担当者にとって操作が簡単で、コストが抑えられるサービスを選ぶことがポイントとなります。
具体的には、対応書類の種類・セキュリティ機能・料金体系を確認し、自分の業務に合ったサービスを選びましょう。
無料トライアルを活用して、実際の使い勝手を確かめることも重要です。
まとめ
電子契約は大企業だけのものではなく、1人で多くの業務をこなす個人事業主こそ、その恩恵を大きく受けられる仕組みです。業務効率化・コスト削減・セキュリティ強化・書類管理の改善という4つのメリットは、リソースが限られる個人事業主の日常業務を大きくサポートします。
一方で、取引先の同意が必要な点や、費用対効果の見極めが必要な点など、導入前に確認すべきポイントもあります。
導入の流れをしっかり踏まえた上で、対応書類・セキュリティ・コストのバランスを確認しながら、自分のビジネスに合ったサービスを選びましょう。
まずは無料トライアルや、無料登録で使用感を確認してみましょう。
この記事を監修した人：ベクターサイン