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アカウント内のユーザーが承認・署名依頼した文書や、保管した文書は、完了後に「文書保管庫」に保管されます。
文書保管庫を開く時は、ホーム画面上段のメニューより「文書保管庫」をクリックしてください。

保管庫内の操作

保管庫に保管される文書は以下となります。

全体画面

文書保管庫では完了文書の確認や署名済み文書のダウンロード、また不要な文書の削除ができます。

保管文書の右側にあるボタンにカーソルを合わせるとメニューが表示されるので、操作したい項目をクリックしてください。

表示対象の絞り込み

文書保管庫の左側にある絞り込み機能を使うと、所定の文書種別・ステータスに合致する文書のみを表示させることができます。

文書の一括操作

文書の操作は複数まとめて行うことが可能です。
操作する文書の左側にあるチェックを入れた状態で「一括操作」から項目を選択します。

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保管庫内の文書が増え、特定の文書を探すことが困難な場合は、検索機能をご活用ください。
文書リストの下にある「文書検索」をクリックすると、検索画面が表示されます。

検索対象について

文書の検索は、画面左に検索条件から必要な項目を指定した後、それぞれの検索項目に入力、または指定して行います。
検索条件を増やすことで結果を絞り込むことができるので、状況に応じて使い分けてください。

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ホーム画面にある「依頼管理」と「保管庫管理」は、文書管理の権限を持つユーザーのみ操作できます。

「依頼管理」では、アカウント内の全ユーザーが依頼した文書の進捗確認や、完了前文書の途中終了ができます。

「保管庫管理」では、文書保管庫内のフォルダ作成や閲覧ユーザーの指定、タイムスタンプの一括検証などを行うことができます。

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フォルダ画面では、文書保管庫の任意の場所にフォルダを作成したり、フォルダの移動、不要なフォルダの削除ができます。

各フォルダの右側にある「…」ボタンにカーソルを合わせるとメニューが表示されます。

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特定のフォルダにアクセスできるユーザーのグループを作成します。
ここで作成したグループは、フォルダ作成画面の「閲覧可能ユーザーの指定」から呼び出すことができます。
ガイド：文書にアクセスできるユーザーを制限する

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文書保管庫から削除された文書は、一旦ゴミ箱に格納されます。
ゴミ箱内の文書は、ゴミ箱へ送られた日を起算日とし、翌月の末日に自動削除されます。
誤って削除してしまった場合は、ゴミ箱内で該当文書にチェックを入れ「文書保管庫へ移動する」を実行することで保管庫に戻すことができます。

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ベクターサインには、保管庫内の完了文書を対象に、付与されたタイムスタンプを一括検証する機能があります。
これにより「タイムスタンプの付与後に、その文書が改ざんされていないこと」と、「タイムスタンプの有効期限が切れてないこと」を確認できます。
タイムスタンプ一括検証は、電子帳簿保存法が求める「電子取引データの保存方法」における、以下の検索要件を満たすものとなっています。

画面左の検索条件メニューから検索対象を選択し、検索日時や金額を指定して「検索」をクリックすると、条件に合致する文書が検索結果としてリスト表示されます。
検証結果の中から検証を行う文書にチェックを入れて「文書のタイムスタンプを検証する」をクリックすると、一括検証が開始されます。

タイムスタンプ検証履歴

一括検証の進捗は「タイムスタンプ検証履歴」で確認することができます。
検証が完了したものは、「検証結果ダウンロード」ボタンより検証結果が出力されたCSVファイルをダウンロードすることができます。
※ダウンロードは検証完了から7日間有効です。期限切れとなったものは履歴から消去されます。