承認・署名が完了した文書や、保管した文書は、「文書保管庫」に保管されます。
文書保管庫を開く時は、ホーム画面上段のメニューより「文書保管庫」をクリックしてください。

保管庫内の操作

全体画面

文書保管庫では完了文書の確認や署名済み文書のダウンロード、また不要な文書の削除ができます。
文書の右側にある操作ボタンにカーソルを合わせるとメニューが表示されるので、操作したい項目をクリックしてください。

表示対象の絞り込み

文書保管庫の左側にある絞り込み機能を使うと、所定の文書種別・ステータスに合致する文書のみを表示させることができます。

文書の一括操作

文書の操作は複数まとめて行うことが可能です。
操作する文書の左側にあるチェックを入れた状態で「一括操作」から項目を選択します。

保管庫内の文書が増え、特定の文書を探すことが困難な場合は、検索機能をご活用ください。
文書リストの下にある「文書検索」をクリックすると、検索画面が表示されます。

検索対象について

文書の検索は、画面左に検索条件から必要な項目を指定した後、それぞれの検索項目に入力、または指定して行います。
検索条件を増やすことで結果を絞り込むことができるので、状況に応じて使い分けてください。

保管庫内の文書には日付・金額・人物などの情報を補助情報として入力しておくことができます。
入力した内容は文書検索時のキーワードとしてもお使いいただけます。

補助情報の入力・編集

保管庫から補助情報の編集を行う文書の操作メニューを開き【文書の詳細へ】をクリックします。
詳細画面で【＋残りの補助情報を開く】をクリックすると編集画面が開きます
編集画面では、先に挙げた補助情報の入力以外に、文書作成時に設定した文書名・種別の変更ができます。
編集画面のタブから別の種別に切り替えると、新たな「固有情報」の入力項目が表示されます。その状態で補助情報を保存すると、元の種別で入力した固有情報はクリアされますのでご注意ください。
入力後に【補助情報を保存】をクリックすると入力した内容が保存されます。

ホーム画面にある「依頼管理」と「保管庫管理」は、文書管理の権限を持つユーザーのみ操作できます。

「依頼管理」では、アカウント内の全ユーザーが依頼した文書の進捗確認や、完了前文書の途中終了ができます。

「保管庫管理」では、文書保管庫内のフォルダ作成や閲覧ユーザーの指定、タイムスタンプの一括検証などを行うことができます。

フォルダ画面では、文書保管庫の任意の場所にフォルダを作成したり、フォルダの移動、不要なフォルダの削除ができます。

各フォルダの右側にある「…」ボタンにカーソルを合わせるとメニューが表示されます。

特定のフォルダにアクセスできるユーザーのグループを作成します。
ここで作成したグループは、フォルダ作成画面の「閲覧可能ユーザーの指定」から呼び出すことができます。
ガイド：文書にアクセスできるユーザーを制限する

文書情報のエクスポート・インポートは、保管文書の補助情報を一括で取得、または編集するための機能です。
※補助情報の説明は以下のガイドをご参照ください。
ガイド：文書に補助情報を入力する

文書情報エクスポート

保管庫内にある文書の補助情報を抽出したものをCSV形式で出力します（CSVは文書種別ごとに生成されます）。
エクスポートの方法は「フォルダ指定」「検索指定」の二通りがあり、画面上部のメニューで切り替えができます。
■「フォルダで対象を指定」する場合
　エクスポートしたい文書が保管されているフォルダにチェックを入れ【フォルダ内の文書情報エクスポート処理を開始】をクリックします。
■「検索して対象を指定」する場合
　検索フォームに条件を指定して検索します。
　検索結果からエクスポートする文書にチェックを入れ【文書情報エクスポート処理を開始】をクリックします。

エクスポートデータのダウンロード

エクスポートしたデータのダウンロードは「入出力履歴」画面から行います。
履歴の中から【文書情報をダウンロード】をクリックすると、選択した文書情報のCSVファイルをダウンロードします。
エクスポート対象の文書種別が複数ある場合は、種別ごとにCSVが生成されます。

文書情報インポート

インポート画面では、エクスポートしたファイルの内容を編集したCSVをアップロードして、補助情報を更新することができます。
通常、補助情報は文書ごとに編集する必要がありますが、インポートを使えば複数文書の補助情報を一括で処理することが可能です。
インポートする際は、【ファイル選択】からアップロードするCSVを選択し【インポートデータ確認へ】をクリックしてください。
インポート用のCSVは、1つのファイルに複数の文書種別を混在させても問題ありません。
また、エクスポート時の1行目に記載されている見出し部分は削除しても構いません。

CSVの内容に問題がない場合は、確認画面で【インポート処理を開始】がクリック可能となるので、ボタンをクリックしてインポートします。

文書情報の編集について

補助情報には“文書種別に関係なく共通の項目” と “文書種別固有の項目 ”の2種類があります。
この中には編集不可の項目や、指定文字列のみ入力可となっている箇所があるので、インポート用のCSVを編集する際は以下を参考にしてください。

■文書種別に関係なく共通の項目 ■文書種別固有の項目

インポート履歴の確認

入出力履歴画面の「インポート履歴の確認」では、アカウント内で実行されたインポートの履歴 と、該当履歴からインポートデータ（CSV）のダウンロードを行うことができます。
インポートデータのダウンロード期限は、インポート実行から1ヵ月間です。

ベクターサインには、保管庫内の完了文書を対象に、付与されたタイムスタンプを一括検証する機能があります。
これにより「タイムスタンプの付与後に、その文書が改ざんされていないこと」と「タイムスタンプの有効期限が切れてないこと」を証明できます。
タイムスタンプ一括検証は、電子帳簿保存法が求める「電子取引データの保存方法」における、以下の検索要件を満たすものとなっています。

画面左の検索条件メニューから検索対象を選択し、検索日時や金額を指定して「検索」をクリックすると、条件に合致する文書が検索結果としてリスト表示されます。
検証結果の中から検証を行う文書にチェックを入れて「文書のタイムスタンプを検証する」をクリックすると、一括検証が開始されます。

タイムスタンプ検証履歴

一括検証の進捗は「タイムスタンプ検証履歴」で確認することができます。
検証が完了したものは、「検証結果ダウンロード」ボタンより検証結果が出力されたCSVファイルをダウンロードすることができます。
※ダウンロードは検証完了から7日間有効です。期限切れとなったものは履歴から消去されます。