1万8,000人規模の労使協定締結をベクターサインで一挙に効率化！工数＆コスト4割減を達成

総合人材サービス大手・パーソルホールディングスの中核として、BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）やコンタクトセンター運営、業務プロセスコンサルティングなどの事業を展開し、約1万8,000名の従業員を擁するパーソルビジネスプロセスデザイン株式会社様。
その労使協定締結を担当する労政リスマネグループに、電子契約サービス「ベクターサイン」を導入いただきました。

労務領域のDXにあたっては、法的有効性の担保をはじめ、細かな現場課題の乗り越えがあったといいます。
担当の平塚様（写真右）・福本様（写真左）にお話を伺いました。

お客様の課題

会社統合で事業所数が急増したことにより、「紙による労使協定締結」が限界に。

ベクターサインからのご提案

利用規模に沿ったプランの提示に加え、要望に応じた機能を2週間でスピード開発・実装。

導入後の効果

工数・コストを約4割削減。同時に、書類紛失リスクや労使双方の負担解消も実現。

課題１会社再編で事業所数が10倍超に！紙ベースからの脱却へ

ベクターサインまずは、パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社・労政リスマネグループの業務内容からお聞かせください。

福本様労政リスマネグループでは、弊社社員を対象とした労使協定締結の事務局業務およびセキュリティ面でのリスクマネジメントを行っています。労使協定とは、会社と従業員代表が締結する協定で、時間外労働や休日労働のルールを定める「36協定」などが代表的なものですね。対象となる従業員数は約1万8,000人、労使協定の締結対象となる事業所は全国で100カ所以上あり、拠点ごとの従業員代表と協定を締結する業務をいままでは紙媒体で行っていました。

ベクターサイン労使協定締結は主に年度末の作業になりますが、100カ所以上を全て紙で対応してきたということでしょうか？

福本様はい。喫緊の課題として紙運用でのコストを無視できない規模になってきたことが電子化への移行に踏み切った理由でした。契機は2024年10月にパーソルグループ内での会社再編があり、現在の組織に生まれ変わったことです。会社再編によって管轄の事業所数が以前の10カ所程度から100カ所以上に増え、一気に作業を効率化する必要が生じました。

注：2024年10月1日付で、パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社／パーソルテンプスタッフ株式会社のBPO事業／パーソルワークスデザイン株式会社の3社が統合

ベクターサインパーソルビジネスプロセスデザイン様にとっては、会社再編という内部環境の変化が直接のきっかけだったのですね。

福本様その通りです。労使協定締結の事務局業務以外の労務業務も品質を落とさず並行しなければなりません。他にも年度末にはさまざまな業務が重なるバックオフィスの繁忙期です。この状況を乗り越えるために、電子契約システムを探しはじめました。

課題２紙運用が抱えていた「セキュリティ」と「コストの重さ」

ベクターサインコスト面の課題のほかにも、紙での運用で感じられていた課題はありましたか。

平塚様従来の紙ベースでは、郵送で書類を拠点に送り、従業員代表が記入して人事に返送するという運用でした。ここに「セキュリティ面」と「従業員代表者側の工数」といった課題がありました。

ベクターサインまず、セキュリティ面の課題からお聞かせください。

平塚様セキュリティ面では、郵送で書類を送っても、郵送先で書類が行方不明になるケースがありました。弊社の従業員はクライアント先に常駐している場合も多く、多数の社員が常駐する大きな拠点などに送ると、拠点内の誤った場所に届いたり、一時的に見つからなくなったりするケースもありえます。万が一書類を紛失したら……という懸念が常にあるわけですね。

ベクターサインコスト面ではいかがでしたか。

平塚様人事側には、従業員代表に対して事業所ごとに異なる労使協定にそれぞれ説明文をつけて個別に送付する工数が発生していました。郵送履歴を台帳で管理し、また書類の保管場所も用意しなくてはなりません。これら一連の作業が100拠点以上あり、人的リソースを圧迫していました。
さらに悩ましかったのは、拠点にいる従業員代表側の工数です。書類を受け取った後に署名・捺印。その後再度郵送で人事に返送する……という一連の作業は、必要なこととはいえ、仕事の合間に行うにはかなり煩わしいものです。
このほか、在宅勤務の代表者の方は必ず出社が必要となり、お客様先に常駐している代表者の方は自社オフィスに出社して作業しなくてはならないといった手間や、郵送代等の経費といった課題もありました。

導入検討ベクターサイン導入「コスト・法的有効性・スムーズな問い合わせ対応」が決め手に

ベクターサインさまざまな課題があるなかで、電子契約への切り替えはいつ頃から検討されましたか？

平塚様会社再編されてから2期目の下期、2026年1月頃です。目標は2月中の準備開始を経て、3月末（2025年度末）の締結業務を電子化で乗り切ること。かなりタイトなスケジュールでした。
複数社の電子契約サービスを候補に入れて問い合わせましたが、なかなか条件が合いませんでした。基本料金に加えて初期導入費用が発生するもの、カスタマイズ不可のもの、カスタマイズできたとしても機能実装までの時間とコストが見通せないものなど……。
悩んでいたときに、社内の別部署から紹介されたのが「ベクターサイン」でした。その部署ではグループ会社間の出向契約などに小規模で利用していたそうです。担当者さんをご紹介いただき、やりとりをスタートしました。

※2026年5月時点でのお試しを除いた最安プランで比較。表示されている金額は全て税抜き金額です。

ベクターサイン導入にあたって、外せなかった条件をお聞かせください。

平塚様特に、労使協定の特性である「法的有効性」への対応が重要でした。
労使協定は、ハンコのマークが押されているだけのものとは性質が違い、タイムスタンプ付き電子署名（誰がいつ署名したかを第三者機関が証明する仕組み）の付記が必須になります。また社内文書である以上はアクセスできる端末や場所を限定するIPアドレス制限もかける必要があります。
こうした法令に準拠している電子契約サービスであること。
さらにコスト面では、初期費用がかからず、送信する文書の通数に応じて費用が発生する従量制であること。「ベクターサイン」はこの点を両方クリアしていました。

福本様問い合わせへの対応がスムーズだったことも、最終的な選定を後押ししました。電子契約の導入が初となる私たちに対して、窓口の方に丁寧かつ迅速に対応していただき、大変助かりましたね。

カスタマイズ法令遵守とセキュリティを両立した新機能を2週間で開発

ベクターサインベクターサインの導入時に印象に残っていることをお聞かせください。

平塚様ひとつ挙げるなら、カスタマイズ機能の追加でしょうか。
発端は、労使協定書の閲覧・ダウンロードを「社内ポータルサイト上」に限定できないか、というご相談でした。労使協定書は通常社外公表しない文書であるため、署名者の個人端末にダウンロードさせることにはさまざまなリスクが考えられます。
結果としては「ダウンロード制限」はかけられなかったのですが、その際の対応が印象に残っています。

福本様そうですね。「電子契約」は、その性質上、署名を“依頼する側”と“署名する側”の両者が対等な立場でなければならず、片方だけを制限する機能追加は法令遵守を損なうリスクがある、という丁寧な説明でした。そのうえで、従業員代表の署名時にメッセージを表示し、社内ポータルサイトでの閲覧を促すという代替案をご提示いただきました。

ベクターサインカスタマイズの件は、弊社としても忘れられない対応です。社内で議論を重ねた結果、法令遵守とセキュリティを両立できる代替案をご提示することができました。

福本様安易に「やります」と請け合わず、法的なリスクを検討して誠実に代替案を提示してくださったことが本当にありがたかったと思います。そのやり取りの中で、信頼関係が築けたと感じました。しかもカスタマイズ完了まで2週間という迅速な開発で、年度内に間に合わせていただきました。

導入効果工数＆コスト4割削減 さらなるカスタマイズにも伴走

ベクターサイン導入後の効果についてはいかがでしょうか？

平塚様従来の紙・郵送運用と比較し、人事側の工数は約4割削減できました。それによって当初の目的であった100拠点以上の労使協定締結をスムーズに乗り切れたこと。ここが一番の成果ですね。
さらにレターパック代・郵送費用などの直接経費も同様に4割減になりました。工数や郵送対応の負担を減らしながら、スムーズに電子化へ移行できたと思います。

福本様書類紛失のリスクがなくなったこと、追跡管理の手間が省けたこと、リモート環境や社外からでも対応できるようになったことも大きいです。これらはコストには換算しにくいのですが、現場の感覚としては非常に大きな変化です。

平塚様作業が効率化されたのは従業員代表側も同様です。以前は、社外のクライアント先に常駐している従業員代表が、近くの自社拠点まで行って書類を印刷してくるようなムダも発生していました。4割という数字はあくまで私たちの側の削減ですが、相手側でも同様の削減が起きているはずです。

ベクターサイン最後に、今後ベクターサインで行いたいことやサービスへのご要望をお聞かせください。

平塚様労使協定は、36協定（時間外・休日労働に関する協定）や変形労働時間制に関する協定など、事業所によっては複数種類を同時期に締結しなければならないケースがあります。その場合に1通のメールに複数リンクをまとめて署名できると、さらに手間が減らせると思います。

福本様送信ルートの一括登録などの機能もあると嬉しいですね。こうしたフィードバックを率直に伝えられる関係性ができているのが、ベクターサインを選んで良かった点の一つでもあります。

ベクターサインそう言っていただけて当社としても光栄です。お客様の声をさらなる新機能に活かしてまいります。今回はありがとうございました。

メッセージ電子契約を検討している担当者へ

電子契約サービスを選ぶ際は、法的有効性やIPアドレス制限などのセキュリティ機能をまず確認し、そのうえで予算や目的に応じた相談に親身に乗ってくれる会社を選ぶことが大切です。
適切なサービスを導入できれば、印刷や郵送の手間・コストが削減され、送る側・受け取る側双方の業務効率化を実感できるはずです。こうしたバックオフィスのDXは、メンバーの工数をより専門性の高いコア業務へ集中させ、会社全体の労働生産性向上へとつながります。ぜひ、より付加価値の高い体制づくりへ踏み出す一歩として、電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。