ベクターサイン

ベクターサインに文書（PDFファイル）を保管する

ベクターサインは、すでに電子署名やタイムスタンプが付与された文書（PDFファイル）を保管することも可能です。
これにより、他社のサービスで電子署名やタイムスタンプが付与された文書も含め、すべての文書をベクターサインの保管庫で一元管理できます。

文書（PDFファイル）の保管方法

保管の方法には「そのままアップロード」と「タイムスタンプ付与アップロード」の2種類があります。
どちらの場合も、1ファイルにつき送信数を1つ消費します。
ホーム画面の「文書を保管する」から保管方法を選択してください。

■そのままアップロード
PDFファイルに電子証明書やタイムスタンプを付与せず、そのまま保管します。
タイムスタンプや電子署名が付与されているファイルもアップロードできます。

■タイムスタンプ付与アップロード
PDFファイルにタイムスタンプを付与して保管します。
すでにタイムスタンプや電子署名が付与されている文書はアップロードできません。
処理の都合上、パスワード付きのファイルもアップロード不可となります。

そのままアップロード

保管文書の指定

ドラッグ＆ドロップか、「またはファイルを指定」ボタンからアップロードする文書を指定します。
※一度に処理できる数の上限は30件となります。ファイルサイズが大きい場合、アップロードに時間がかかる場合がありますので、アップロード完了までお待ちください。
※ファイルサイズが50MBを超えるものはアップロードできません。

送信実行

上部にある「保管先」と「種別」のプルダウンから変更を行い「指定」をクリックすると、アップロードしたファイルを一括で変更することができます（各ファイルのプルダウンから個別に指定することも可能です）。
誤ったファイルをアップロードしてしまった場合は、リストの右側にあるゴミ箱のボタンからファイルを削除してください。
「上記の文書を送信」をクリックすると、文書保管が開始されます。

文書の保管処理～保管完了

送信を実行後は、保管処理が行われます。
各ファイルの進捗状況はステータス表示にて確認できます。
処理が完了した文書は、文書保管庫の所定の場所に保管されます。

タイムスタンプ付与アップロード

保管文書の指定

送信実行

文書の保管処理～保管完了

送信を実行後は、タイムスタンプ処理・保管処理が行われます。
各ファイルの進捗状況はステータス表示にて確認できます。
処理が完了した文書は、文書保管庫の所定の場所に保管されます。

画面を閉じる

文書保管庫を使用する

承認・署名が完了した文書や、保管した文書は、「文書保管庫」に保管されます。
文書保管庫を開く時は、ホーム画面上段のメニューより「文書保管庫」をクリックしてください。

保管庫内の操作

保管庫に保管される文書は以下となります。

アカウント内で承認・署名を行い、処理が完了した文書

承認・署名の完了前に、作成者または文書管理権限を持つユーザーによって途中終了された文書

承認・署名が却下された文書

処理中のエラーなどで承認・署名処理が正常に完了しなかった文書

ベクターサインの別アカウントから署名依頼を受け、完了した文書

ベクターサインに保管した文書（ガイド：ベクターサインに文書（PDFファイル）を保管する）

全体画面

文書保管庫では完了文書の確認や署名済み文書のダウンロード、また不要な文書の削除ができます。
保管庫メニュー

文書の右側にある操作ボタンにカーソルを合わせるとメニューが表示されるので、操作したい項目をクリックしてください。
保管庫メニュー

【文書の詳細へ】	文書の詳細画面を開きます。
【別フォルダへ移動】	選択した文書を別フォルダへ移動します。
【ダウンロード】	選択した文書のPDFファイルをダウンロードします。
【削除】	文書をゴミ箱に移動します。

表示対象の絞り込み

文書保管庫の左側にある絞り込み機能を使うと、所定の文書種別・ステータスに合致する文書のみを表示させることができます。

文書の一括操作

文書の操作は複数まとめて行うことが可能です。
操作する文書の左側にあるチェックを入れた状態で「一括操作」から項目を選択します。

画面を閉じる

保管庫内の文書を検索する

保管庫内の文書が増え、特定の文書を探すことが困難な場合は、検索機能をご活用ください。
文書リストの下にある「文書検索」をクリックすると、検索画面が表示されます。

検索対象について

文書の検索は、画面左に検索条件から必要な項目を指定した後、それぞれの検索項目に入力、または指定して行います。
検索条件を増やすことで結果を絞り込むことができるので、状況に応じて使い分けてください。
保管庫メニュー

検索条件	検索項目
文書情報	文書名や文書No.、署名者・担当者（署名依頼の作成者など）から合致する文書を検索します。
フォルダ	検索を行う保管庫内のフォルダを指定します。
関連情報	文書の補助情報に記入された内容（金額、期間など）に当てはまる文書を検索します。
ステータス	完了・途中終了など、指定したステータスの文書のみを検索します。
タグ	文書の補助情報にある「タグ」に記入した文字列と合致する文書を検索します。

画面を閉じる

文書に補助情報を設定する

保管庫内の文書には日付・金額・人物などの情報を補助情報として入力することができます。
入力した内容は検索時のキーワードとしてもお使いいただけます。

■補助情報に入力できる内容
・文書種別ごとの固有情報
・管理番号
・その他コメント、日付など
・タグ（タグに文字列を入力しておくと、同じタグが設定された文書でのソートができます）

※補助情報は、電子文書（PDFファイル）に記録されるものではありません。
　アカウント内でのみ閲覧可能な情報であり、外部署名先に内容が伝わることはありません。