ホーム画面にある「保管庫管理」では、保管庫や保管文書に関する各種操作を行うことが可能です。
保管庫管理は文書管理の権限を持つユーザーのみ操作できます。
| 【フォルダ】 | 文書保管庫にフォルダを作成、または作成済みフォルダを編集・削除します |
| 【閲覧グループ】 | フォルダ内の文書を閲覧できるユーザーのグループを作成・編集します |
| 【ゴミ箱】 | 文書保管庫から削除された文書の確認やｌ移動・削除を行います |
| 【文書情報エクスポート】 | 文書に入力した補助情報をCSV形式でエクスポートします |
| 【文書情報インポート】 | CSVファイル上で更新した補助情報を保管庫内の文書に適用します |
| 【入出力履歴】 | 補助情報のエクスポート・インポート履歴を確認します |
| 【タイムスタンプ一括検証】 | 保管庫内にある完了済みの文書を対象に、付与されたタイムスタンプを一括検証します |
| 【タイムスタンプ検証履歴】 | 過去に実施したタイムスタンプの検証結果をCSV形式のファイルでダウンロードできます |
フォルダ画面では、文書保管庫の任意の場所にフォルダを作成したり、フォルダの移動、不要なフォルダの削除ができます。
各フォルダの右側にある「…」ボタンにカーソルを合わせるとメニューが表示されます。
| 【この中にフォルダ作成】 | 選択したフォルダの下層に新たなフォルダを作成します。 |
| 【文書保管庫で内容確認】 | 選択したフォルダ内の文書を表示します。 |
| 【別フォルダに移動】 | フォルダを別の場所に移動させます。 |
| 【編集する】 | フォルダの名前を変更したり、フォルダにアクセスできるユーザーを設定します。 |
| 【削除】 | 選択したフォルダを消去します。 |
特定のフォルダにアクセスできるユーザーのグループを作成します。
ここで作成したグループは、フォルダ作成画面の「閲覧可能ユーザーの指定」から呼び出すことができます。
ガイド：文書にアクセスできるユーザーを制限する
保管庫から削除した文書はゴミ箱に移動し、予定日を迎えると自動で完全削除されます。
削除予定日は「ゴミ箱に入った日の翌々月1日」となっており、完全削除された文書を元に戻すことはできません。
来月削除される文書がゴミ箱にある時は、15日にアカウント管理・文書管理権限を持つユーザーへメールで通知されます。
ゴミ箱から保管庫に戻したい時や、削除予定日よりも前に完全削除したい時は、対象の文書にチェックを入れた状態で【一括操作】にカーソルを合わせ、表示されるボタンをクリックしてください。
・文書保管庫へ移動……選択した文書を保管庫に戻します
・今すぐ削除……選択した文書を即時完全削除します
文書情報のエクスポート・インポートは、保管文書の補助情報を一括で取得、または編集するための機能です。
※補助情報の説明は以下のガイドをご参照ください。
ガイド：保管文書に補助情報を設定する
■「フォルダで対象を指定」する場合
■「検索して対象を指定」する場合
エクスポート対象の文書種別が複数ある場合は、種別ごとにCSVが生成されます。
インポートする際は、【ファイル選択】からアップロードするCSVを選択し【インポートデータ確認へ】をクリックしてください。
インポート用のCSVは、1つのファイルに複数の文書種別を混在させても問題ありません。
■文書種別固有の項目
ベクターサインには、保管庫内の完了文書を対象に、付与されたタイムスタンプを一括検証する機能があります。
これにより「タイムスタンプの付与後に、その文書が改ざんされていないこと」と「タイムスタンプの有効期限が切れてないこと」を証明できます。
タイムスタンプ一括検証は、電子帳簿保存法が求める「電子取引データの保存方法」における、以下の検索要件を満たすものとなっています。
検証結果の中から検証を行う文書にチェックを入れて「文書のタイムスタンプを検証する」をクリックすると、一括検証が開始されます。
