署名する文書を新規作成する

ベクターサインにおける合意締結の流れは以下の通りです。

1. 送信者がアカウント登録をする
2. 送信者が文書をアップロードし、社内での承認・署名を完了させる
3. 受信者のメールアドレスを指定して署名依頼を送信する
4. 受信者宛に署名依頼のメールが届く
5. 受信者が文書の内容を確認する（署名依頼の転送をかける）
6. 受信者が署名をおこなう
7. 署名済みの文書と締結証明書のダウンロードが可能になる

ここでは2.～3.について解説します。

電子署名する文書を新規作成するには、ホーム画面の「ここからスタート」をクリックします。

文書のアップロード

PDFファイルをアップロードする画面が開きます。
「参照」ボタンを押してアップロードするPDFファイルを選択し、「次へ」ボタンをクリックしてください。

文書情報入力

アップロードした文書に関する情報を入力します。
入力して「次へ」をクリックすると、送信ルートの設定画面に進みます。

入力する情報は、次の３つです。

①	文書名	この文書がベクターサインで利用される時の名称です。 外部の送信先にも表示されます。入力必須です。 （アップロードした元のファイル名は使われません。）
②	概要	社内向けの文書の補足説明です。 外部の送信先には表示されません。任意で入力してください。
③	保管場所	この文書の保管先フォルダです。通常は「トップ」が選択されています。

ワークフロー設定

情報入力で入力した内容が「文書情報」に表示されます。

ワークフロー設定では、社内での承認・署名ルートと、社外への送信先を設定します。
以下の設定例を参考に、それぞれ入力してください。

社内送信先の設定

　社内での承認・署名フローは「社内送信先」のブロックで設定します。

　　　(1) 営業部部長の電子 三郎の承認を取る
　　　(2) 代表取締役の署名 太郎に署名してもらう
　　　というワークフローは次のように設定します。

　・操作手順
　　　(1)承認のスイッチをONにし承認者の「部署」「氏名」を選択
　　　(2)署名者の「部署」「氏名」を選択

社外送信先の設定

　次に契約相手であるガイブ株式会社への送信設定を「社外送信先」のブロックで設定します。

　　(1) 契約書に ガイブ株式会社 代表取締役 外部 太郎 の名前で署名をしてもらう。
　　(2) 送信先に先方の窓口者である 契約 太郎 に署名の依頼を送る。
　　　というワークフローを設定するには、次の画像のように設定します。

　・操作手順
　　　(1)署名者名称に ガイブ株式会社 代表取締役 外部 太郎 を入力
　　　(2) 送信先名に ガイブ株式会社 営業部 契約 太郎 を入力し、メールアドレスに 契約 太郎 のメールアドレスを入力

　※ベクターサインでは署名依頼を受信した窓口担当者が指定したメールアドレスへ署名依頼の転送を行えます。
　上記設定は、窓口担当者「契約 太郎」が署名依頼を受信し、社内に署名依頼を転送するという前提です。
　署名者に直接、署名依頼を送りたい場合は、送信先名に署名者名称を入力し、署名者のメールアドレスを指定してください。

送信前の確認へ

以上で設定終了です。画面下部「次へ」をクリックして承認・署名開始へ進んでください。

・アクセスパスワードの設定について
　設定すると、社外送信先として指定されたメールアドレス宛の署名依頼メールから文書を表示する際に、アクセスパスワードの入力を求められるようになります。
　設定したアクセスパスワードは送信先に別途、お伝えください（アクセスパスワードの設定時に、送信先に対してベクターサインがメールを自動送信するようなことはありません）。
　そのため、設定する事によりメールアドレスの誤入力による誤送信での情報流出の対策などに一定の効果を期待できます。

承認・署名開始

ワークフロー設定が終了すると、承認・署名開始の画面に切り替わります。
画面をスクロールしてワークフロー設定に間違いがないか確認してください。


「送信する」ボタンを押すと、社内の承認者、署名者に承認・署名依頼のメールを送ります。

[あなたの部署] [あなたの氏名]様から承認依頼が届いています というメールが承認者に送られます。
設定された承認者の承認が全て完了すると、設定された署名者に対して署名依頼の [あなたの部署] [あなたの氏名]様から署名依頼が届いています というメールが署名者に送られます。

文書作成者の作業は、ここで一旦終了です。
承認者の承認と署名者の署名を待ちます。

社内での承認・署名が完了すると 取引先へ署名依頼を送信してください というメールが文書作成者に届き、文書のステータスが「社外送信待ち」に変わります。
メールが届いたら、以下のガイドを参照し、社外への署名依頼の送信をおこなってください。
ガイド：社外へ依頼を送信する

文書の現在のステータスの確認方法

文書の現在のステータスはホーム画面「処理中の文書」より確認ができます。
承認者の承認を待っている場合には「承認依頼」
署名者の署名を待っている場合には「署名依頼」
と表示されます。

社内の承認者、署名者に向けた操作ガイド

社内の承認者が承認する方法は以下のガイドをご案内ください。
ガイド：受け取った依頼に「承認・却下」する
社内の署名者が署名する方法は以下のガイドをご案内ください。
ガイド：受け取った依頼に「署名・却下」する

社外へ依頼を送信する

社内での承認・署名が完了すると 取引先へ署名依頼を送信してください のメールが届きます。
メールに記載されたURLをクリックして、社外に依頼を送信してください。

画面をスクロールして社外送信先のメールアドレスに間違いがないか確認してください。
「送信する」ボタンを押すと、社外の担当者（設定したメールアドレス）宛に署名依頼の
[アカウント名][あなたの氏名]様から署名依頼が届いてます のメールが送られます。
社外での署名実行をお待ちください。

社外での署名手順については以下のガイドを参照ください。
ガイド:取引先からの依頼に対応する

社外での署名が完了すると 署名が全て完了しました のメールが届きます。
メール記載のURLより、文書への署名完了を確認してください。