署名依頼をするためには送信数が必要です。
アカウントが現在所持している送信数は、ホーム画面で「署名を依頼する」にカーソルを合わせるとご確認いただけます。
(送信数が0の状態でも署名依頼を作成することは可能です)
送信数を購入する手順は、以下のガイドをご確認ください。
ガイド:「送信数を購入する」
ベクターサインで署名依頼を行う際の一連の流れは以下のようになります。
カーソルを合わせた後に表示される「署名依頼を作成する」をクリックしてください。
PDFファイルをアップロードする画面が開きます。
【注意】
ドラッグ&ドロップもしくは「またはファイルを指定」ボタンからPDFファイルをアップロードします。
※ファイルサイズが50MBを超えるものはアップロードできません
アップロード欄の下にファイルが表示されたら、「この文書で依頼を作成」をクリックします。
(文書の保管先と文書種別の指定は、依頼完了後でも変更可能です)
ベクターサインでは、電子署名を行うファイル形式をPDFに限定しています。
Excel・Word・PowerPoint などのファイル形式には対象しておりませんので、PDF形式に出力してからご利用ください。
またPDFの場合でも「署名・タイムスタンプ済み」であったり、「ファイルパスワードが設定されたファイル」はアップロードできません。
アップロードした文書に関する情報を入力します。
必須項目を入力して「次へ」をクリックすると、送信ルートの設定画面に進みます。
入力する情報は、以下の4つです。
文書種別の作成方法は以下のガイドを参照ください。
文書種別【必須】
アップロードした文書の種別(契約書・稟議書など)を指定します。
文書種別は基本8種類あり、それ以外に追加することも可能です。
文書名【必須】
ベクターサイン内で使用される文書名です。
アカウント外に署名依頼を出す際も表示されます。
初期状態ではファイル名が指定されています。
文書の保管先
処理が完了した文書の保管先を指定します。
初期状態では文書保管庫の直下(トップ)が選択されています。
概要
文書の補足説明です。
記載した内容はアカウント内のユーザーだけが閲覧できます。
ガイド:文書種別を作成する
最初に署名者・承認者の人数を指定します。
すでに作成済みの送信先から指定する場合は「保存済みの送信ルートから選ぶ」を、
新規に送信先を指定する場合は「送信ルートを新しく作る」を選択してください。
ガイド:送信ルートをテンプレートに保存する
作成した送信ルートの内容に問題がなければ「この内容で依頼を送信」をクリックしてください。
依頼1件につき、送信数1通を使用します(送信数が0の状態で送信を実行した場合はエラーが表示されます)。
※依頼送信後のPDFの差し替えや送信ルート変更はできないので、設定内容にミスがないかをよくご確認ください。
ベクターサイン内の文書管理番号である「文書No」は、PDFファイル内に記録(非可視化)されるものですが、ここでスイッチをオンにして有効にすると、署名が完了したPDF文書の最終ページ左下に「文書No」が挿入され可視化されます。
(設定はデフォルトでオンになっています)
挿入された文書Noは印刷にも反映されるので、署名済み文書と締結証明書との関連性がより明確になり、紙ベースで示す必要が生じた際などにお使いいただけます。
署名依頼が完了すると、依頼先に対しシステムからメールが送られます。
以後の進捗はホーム画面上部の「依頼トレイ」からご確認ください。
承認・署名依頼を行う手順は以上となります。
アカウント内のユーザーから承認・署名依頼を受けた際は、以下のガイドをご参照ください。
ガイド:社内の承認・署名依頼に対応する
▼
相手先が署名を行う
▼
署名依頼を送信する
▼
相手先へ署名依頼のメールが送信される
(アカウント内で承認・署名を行わない場合、署名依頼の開始と同時にアカウント外の相手へ署名依頼メールが送信されるため、この工程は発生しません)
取引先などからベクターサインの署名依頼を受けた際の手順については、以下のガイドを参照ください。
ガイド:ベクターサインからの署名依頼に対応する
まだ依頼メール内のURLにアクセスしていない依頼先に対しては、署名依頼のメールを再送することができます。
メールを誤って削除してしまった時などにご活用ください。
■再送の手順
①「依頼トレイ」から、対象文書の【>文書の詳細へ】をクリックして、文書の詳細を開きます。
②署名者の右側にある矢印にカーソルを合わせて、【署名依頼を再送する】ボタンに変化したらクリックします。
③確認画面で【送信する】をクリックすると、依頼先にメールが再送されます。
・再送はアカウント内・アカウント外のどちらに対しても実行可能です。
・再送すると、過去に送信された依頼メールはに記載されたURLは無効となります。