署名依頼を新規作成する


ベクターサインで署名依頼を行う際の手順は以下の通りです。

  1. 署名を行うPDFファイルをアップロードする (ガイド:文書のアップロード)
  2. 文書情報(文書名、概要など)を入力する (ガイド:文書情報入力)
  3. 署名者を指定し、署名依頼を行う (ガイド:送信ルートを作成)
  4. 指定した相手に署名依頼メールが送信される (ガイド:内容確認~送信完了)
  5. 署名者がメール内のURLを開き、文書への署名・却下を行う (ガイド:社内の承認・署名依頼に対応する)
  6. 相手先への署名依頼を行う (ガイド:アカウント外の相手へ署名依頼を送信する)
  7. 署名者がメール内のURLを開き、文書への署名・却下を行う (ガイド:ベクターサインからの署名依頼に対応する)
  8. 処理が完了する
署名依頼は、ホーム画面上段にある「署名を依頼する」から行います。

文書のアップロード

PDFファイルをアップロードする画面が開きます。
ドラッグ&ドロップもしくは「またはファイルを指定」ボタンからPDFファイルをアップロードします。
※ファイルサイズが50MBを超えるものはアップロードできません
依頼文書の指定
アップロード欄の下にファイルが表示されたら、「この文書で依頼を作成」をクリックします。
(文書の保管先と文書種別の指定は、依頼完了後でも変更可能です)

【注意】
ベクターサインでは、電子署名を行うファイル形式をPDFに限定しています。
Excel・Word・PowerPoint などのファイル形式には対象しておりませんので、PDF形式に出力してからご利用ください。
またPDFの場合でも「署名・タイムスタンプ済み」であったり、「ファイルパスワードが設定されたファイル」はアップロードできません。


文書情報入力

アップロードした文書に関する情報を入力します。
必須項目を入力して「次へ」をクリックすると、送信ルートの設定画面に進みます。

入力する情報は、以下の4つです。

文書種別【必須】 アップロードした文書の種別(契約書・稟議書など)を指定します。
文書種別は基本8種類あり、それ以外に追加することも可能です。
文書名【必須】 ベクターサイン内で使用される文書名です。アカウント外に署名依頼を出す際も表示されます。
初期段階ではファイル名が指定されています。
文書の保管先 処理が完了した文書の保管先を指定します。
初期状態では文書保管庫の直下(トップ)が選択されています。
概要 文書の補足説明です。
依頼相手へのメッセージやメモ書きとしてお使いいただけまます。
ここに書いた内容はアカウント内のユーザーだけが閲覧できます。
文書種別の作成についてはこちらのガイドを参照ください。
ガイド:文書種別を作成する

送信ルートを作成

次に署名を依頼する相手を指定します。
すでに作成済みの送信先から指定する場合は「保存済みの送信ルートから選ぶ」を、
新規に送信先を指定する場合は「送信ルートを新しく作る」を選択してください。
ガイド:送信ルートをテンプレートに保存する 送信ルートの選択

送信ルートを新しく作る場合
1. 署名依頼の有無と、署名者数を指定します。
 署名を必要としない文書の場合は「いいえ」を選択してください(承認の指定に進みます)。
 署名を依頼する場合は「はい」を選択した後、依頼する人物の数を入力してください。
(署名者の数は、社内と相手先を合わせて15人が上限となります)
新しく作る場合1 新しく作る場合2
2. 署名の指定が完了したら、次に署名開始前の承認の有無、および承認者の数を指定します。
 不要の場合は「いいえ」をクリックしてください。
 指定後に「次へ」をクリックすると、送信ルートの全体指定に進みます。
承認01 承認02
保存済みの送信ルートから選ぶ場合
登録済みの送信ルート一覧から使用するものにチェックを入れて「次へ」をクリックし、送信ルートの全体指定に進みます。
送信ルート

送信ルートの全体指定

全体指定画面では、これまでのルート設定で指定した人数分の承認枠・署名枠に対して、実際に依頼する対象(もしくはグループ)を指定します。
承認・署名の数を変更したい時は、画面左側にあるプルダウンで切り替えた後に「変更する」をクリックしてください。
必要事項を全て入力したら、画面の下部より「送信前の確認へ」をクリックしてください。
送信ルートの確認
【承認順について】
承認の人数を複数設定した場合、承認順が最後の枠の人の順序を変更することができます。 承認順" 承認順を変更し、同一の承認順に複数いる場合、その人も順序を変更することができるようになります。 承認順"

【アクセスパスワードについて】
アクセスパスワード" アカウント外の相手へ署名を依頼する際は、アクセスパスワードを設定することで、送信先を間違えてしまった時などの対策として一定の効果を期待できます。
アクセスパスワードが設定されていると、依頼先が署名依頼のメールから文書を開く際に、依頼元の設定したパスワードの入力を求められます。
アクセスパスワードは依頼メール内に記載されないため、別途個別にてお伝えください。


内容確認~送信完了

確認画面に表示される内容に問題がなければ「この内容で依頼を送信」をクリックしてください。
※依頼1件につき、アカウントが保有する「送信件数」が1つ消費されます。
確認画面
送信完了
署名依頼が完了すると、依頼先に対しシステムから依頼メールが送られます。
送信完了後の進捗は「依頼トレイ」でご確認いただけます。
(依頼トレイはホーム画面上段のボタンから開くことができます)
依頼トレイ 承認・署名依頼を行う手順は以上となります。
アカウント内のユーザーから承認・署名依頼を受けた際は、以下のガイドをご参照ください。
ガイド:社内の承認・署名依頼に対応する

アカウント外の相手へ署名依頼を送信する


社内で承認・署名を行う
    ▼
相手先が署名を行う

上記のような流れで「アカウント内の承認・署名」⇒「アカウント外の署名 」と送信ルートが設定された文書では、アカウント内の処理が完了した後に、署名依頼の作成者が 署名依頼の送信 を行う必要があります。

社内の承認・署名が完了
    ▼
署名依頼を送信する
    ▼
相手先へ署名依頼のメールが送信される

アカウント内での承認・署名が完了すると作成者宛てにメールが送信されるので、メール内のURLを開くか、ベクターサインにログインして署名依頼の送信を行ってください。
(アカウント内で承認・署名を行わない場合、署名依頼の開始と同時にアカウント外の相手へ署名依頼メールが送信されるため、この工程は発生しません)
社外送信 取引先などからベクターサインの署名依頼を受けた際の手順については、以下のガイドを参照ください。
ガイド:ベクターサインからの署名依頼に対応する