電子契約の一元管理とは？課題・メリット・Excel台帳との比較まで徹底解説
契約数の増加や電子契約の普及に伴い、一元管理の重要性が高まっています。なぜなら、契約情報を分散させたままでは、確認や更新に手間がかかり、ミスや漏れが発生するかもしれないためです。
本記事では、電子契約の一元管理の概要を解説し、導入によって得られるメリットや具体的な方法まで詳しく解説します。電子契約の導入を検討している企業や効率的に運用したい企業はぜひ参考にしてください。
契約書管理における現状の課題
多くの企業では、契約書が紙・PDF・電子契約サービスなど複数の形式で混在し、部署や担当者ごとに保管場所や管理ルールが異なってしまっているのが実情です。
この状態には、主に3つの課題があります。
- 契約書の所在が分散し、必要なときにすぐ確認できない
- 紙の契約書は紛失・破損のリスクがあり、情報漏洩の懸念もある
- 更新期限の管理が手作業になりがちで、更新漏れや自動更新のリスクが高まる
さらに、2022年の電子帳簿保存法改正により、電子取引でやり取りした契約書は電子データのまま保存することが義務付けられました。契約書管理の在り方そのものを見直す必要性が高まっています。
こうした課題を解決する鍵となるのが、契約情報の「一元管理」です。
電子契約の一元管理とは
電子契約の一元管理とは、企業内に点在する契約情報を1つの仕組みに集約し、権限に応じて必要な情報へ迅速にアクセスできる状態のことです。管理方法が部署や担当者ごとに異なると、契約内容の確認や更新状況の把握に時間がかかる傾向にあります。
業務の遅れや確認漏れが発生し、法的リスクも高まるのです。そこで、一元管理を導入すると、情報の所在が明確になるため、運用の効率と正確性の向上につながります。
電子契約を一元管理するメリット
電子契約を一元管理すると、さまざまなメリットを得られるのをご存知でしょうか。
ここでは、一元管理によって得られる代表的なメリットを5つ紹介します。
契約書を迅速に検索・閲覧できる
電子契約を一元管理すると、契約書の検索性が大きく向上するのが大きなメリットです。契約名や取引先名、締結日などの条件でデータを絞り込めば、必要な契約書にすぐアクセスできます。紙や分散ファイルで管理している場合と比べて、探す時間が大幅に短縮されます。
その結果、確認作業の効率が高まり、業務全体のスピード向上につながります。急ぎの対応が求められる場面でも、迅速に内容を把握できる点も嬉しいポイントです。
契約期限の管理が容易になる
電子契約を一元管理すると、契約期限の管理がシステム上で簡単に行えます。更新日や満了日を自動で記録し、期限が近づくと通知する設定も可能です。これにより、更新漏れや意図しない自動更新リスクの防止に役立ちます。
さらに、担当者の記憶や手作業に依存しないため、管理精度が安定するのも嬉しいポイントです。複数の契約を抱える企業でも、期限管理の負担を軽減できるでしょう。
コスト削減につながる
電子契約を一元管理すると、紙の契約書にかかるコストを削減できます。なぜなら、印刷や郵送にかかる費用が不要であるためです。さらに、保管スペースの確保も必要ないため、物理的なメリットもあります。
書類整理やファイリングにかかる作業時間も減少し、人件費の抑制にもつながります。契約業務に関連する間接的なコストまで見直せる点は一元管理ならではのメリットといえるでしょう。
内部統制・セキュリティ強化を図れる
電子契約を一元管理すると、情報へのアクセス制御や操作ログの記録を通じて内部統制を強化できるのもメリットの1つです。閲覧や編集の権限を細かく設定でき、不正アクセスや情報漏れ防止に役立ちます。
また、誰がいつどの契約書に触れたかを履歴として残せるため、万が一の際にも原因の追跡に役立ちます。さらに、データの改ざん防止にもつながるため、信頼性の高い契約管理体制を構築できるのもメリットです。
業務の属人化を防げる
電子契約を一元管理すると、特定の担当者に依存しない運用が実現します。契約情報がシステム上に集約されているため、関係者であれば誰でも同じ内容を確認できるのです。そのため、一元管理を導入すれば、担当者の不在時でも業務が滞りにくくなるでしょう。
引き継ぎの際も、個別の説明に頼る必要が減り、スムーズに対応できます。つまり、業務の標準化が進み、組織全体で安定した契約管理を行えるのです。
電子契約の一元管理する方法
電子契約の一元管理を実現するには、自社の運用に合った管理方法を選ぶことが大切です。
ここでは、代表的な管理方法を紹介します。それぞれにメリットと注意点があるため、特徴を理解した上で導入を検討してください。
Excel（エクセル）の台帳で管理する
Excel（エクセル）の台帳を活用して契約書を管理する方法は、多くの企業で採用されている手法です。ここではメリットとデメリットの両方を整理します。
【メリット】
- 契約名、取引先、契約期間、更新日などの情報を一箇所に集約、必要な情報にすぐアクセスできる
- 列や数式を自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせた台帳を作成しやすい
- 多くの担当者が操作に慣れており、追加のツール導入コストがかからない
【デメリット】
- 複数人で同時に編集すると、データの整合性が崩れやすく、最新版がどれか分かりにくくなる
- 表形式のデータ管理が中心のため、高度な検索や複数条件での絞り込みには向かない
- パスワード保護程度のセキュリティ機能しかなく、不正アクセスや情報漏洩のリスクが相対的に高い
契約件数が少ないうちはエクセル管理でも対応可能ですが、契約数が増えるほどこれらのデメリットが顕在化しやすくなります。
一元管理には電子契約システムを利用する
電子契約を効率よく一元管理するには、専用の電子契約システムの導入がおすすめです。従来は紙のファイリングや、データを社内サーバーで保管したりする方法が一般的でしたが、これらは管理が分散しやすい傾向にあります。
そこで、紙の契約書を電子化することで、電子契約とあわせて一元管理できます。検索機能や権限設定、アラート通知などの機能も備わっているため、管理の効率と精度が格段に向上するでしょう。形式の異なる契約書でも一括で扱えるため、運用の負担軽減にもつながります。
紙の契約書をファイリングして管理する
従来型の方法として、紙の契約書をファイリングし、キャビネット等で保管する方法があります。押印済みの原本をそのまま保管できるため証拠力が高く、ITスキルを問わず扱える点がメリットです。一方で、契約件数が増えるほど保管スペースが逼迫し、目的の契約書を探すのに時間がかかる、更新期限の管理が手作業になりミスが起きやすいといった課題があります。
自社サーバーで契約書データを管理する
紙の契約書をスキャンしたPDFファイルや、Word・Excelで作成したデータを自社サーバーに保存する方法です。ファイルサーバーでの保管は検索性が紙よりも向上しますが、フォルダ構成やファイル名のルールが統一されていないと、必要な契約書がすぐに見つからないという問題が生じやすくなります。
一元管理しやすい電子契約システムの選び方
では、一元管理しやすい電子契約システムは、何を基準に選んだら良いのでしょうか。単に使いやすさや見やすさだけで選んでしまうと、かえってトラブルの発生につながりかねません。
ここでは、選定時に確認すべき代表的なポイントについて解説します。
法的効果を満たしているか確認する
電子契約システムを選ぶ際は、法的に有効な契約を締結できる仕組みかどうか確認しましょう。
電子契約には、事業者が契約の成立を証明する立会人型と、電子証明書を用いて本人性を担保する当事者型があります。どちらも法的には有効とされていますが、証拠力や本人性の担保の強さに違いがあります。自社の取引形態やリスク許容度に応じて、適した方式を選ぶことが重要です。導入前に契約の信頼性をどの程度担保したいかを整理し、自社に合っているか判断しましょう。
既存システムとスムーズな連携ができるか確認する
導入前に既存システムとスムーズな連携ができるかも確認しておきましょう。なぜなら、電子契約システムは、既存の業務システムと連携できるかどうかで使い勝手が大きく変わるためです。
顧客管理システムや会計ソフトと連携できれば、契約情報の入力・管理を効率化できるでしょう。さらに、データの二重入力を防げるため、作業負担の軽減にもつながります。また、操作方法が大きく変わらない環境を整えれば、現場への定着促進にも役立ちます。
必要な機能が備わっているか確認する
電子契約システムを選定する際は、自社の課題を解決できる機能が備わっているかも確認しましょう。契約書の検索機能や権限管理、期限アラートなど、一元管理に必要な機能は多岐にわたります。自社の業務フローを整理し、どの機能が必要かを明確にしておくと時間のロスを抑えられるでしょう。
また、誰でも運用できるように、実際の操作性や画面の見やすさも含めて比較検討すると長期的に運用できるためおすすめです。
電子契約サービスのベクターサインには、様々な機能があります。以下で記載していますので、ぜひご確認ください。
電子契約の一元管理ならベクターサイン！
電子契約サービスを利用している企業の中には、「取引先ごとに異なるサービスを使っているため、契約書の管理が煩雑になる」といった課題があります。
ベクターサインでは、他サービスで締結した契約書（電子署名・タイムスタンプ付き）もアップロードして保管可能です。これにより、複数サービスに分散していた契約書を集約し、すべての契約を一元管理できる環境を実現できます。
電子契約のことなら、お気軽にお問い合わせください。
電子契約の一元管理に関するよくある質問
Q1. 電子契約の一元管理は必ず必要ですか？
A. 必須ではありませんが、契約数が増えるほど管理負担やミスのリスクが高まるため、多くの企業で導入が推奨されています。特に、更新期限の管理や検索性の向上、内部統制の強化といった観点から、一元管理の重要性は高いといえるでしょう。
Q2. Excelでの一元管理でも問題ありませんか？
A. 小規模な契約管理であれば対応可能ですが、契約数が増えると更新漏れやデータの不整合が発生しやすくなります。
効率性やセキュリティを重視する場合は、電子契約システムの導入がおすすめです。
Q3. 紙の契約書も一元管理できますか？
A. 可能です。紙の契約書をスキャンして電子データ化することで、電子契約とあわせて一元管理できます。これにより、過去の契約も含めて一括で検索・管理できるようになり、運用効率が向上します。
まとめ
電子契約の一元管理は、業務効率の向上とリスク低減を両立するために重要な取り組みです。契約情報の集約により、検索性や管理精度が高まり、属人化の防止にもつながります。運用方法としてエクセル管理も選択できますが、効率性やセキュリティを重視されるのであれば、電子契約システムの導入をおすすめします。
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この記事を監修した人：ベクターサイン