【初心者向け】電子契約とは？わかりやすく解説！
現在、多くの企業が電子契約サービスを導入していますが、そもそも電子契約とは何か？自社で利用することでどんなメリットがあるのか。どのように導入したらよいのかを知りたいと考えている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、電子契約とはなにかに始まり、どのようなメリットや注意点があるのか、どのように導入すればよいかについてわかりやすく解説します。
電子契約とは
電子契約とは、従来の紙の契約書とハンコの代わりに、パソコンやスマートフォンで作った「データ」を使い、インターネット上で結ぶ契約です。
契約書は紙に印刷しお互いに確認の上でハンコを押すものでしたが、電子契約では「電子署名」や「タイムスタンプ」というデジタル技術により、「お互いに確認の上、合意した」という証明を行います。
これは電子文書も紙の契約書と同等の法的効力を認められる法律、「電子署名法」(2001年施行)によるもので、インターネット上で法的に有効な契約を結ぶことが可能になりました。
電子署名とは
電子契約を見るにあたって、本人以外が勝手な契約や、内容を変えられてしまう(改ざん)など不安を感じる方もいるかと思います。これらを防ぐために「電子署名」が使われます。「電子署名」は、高度な暗号技術によって署名者本人の確認と文書の改ざん防止を保証するものです。
「電子署名」が使われることで、契約内容の違反や不履行などにより、裁判になった場合も、高い証拠力を持つので安心です。
電子署名の種類
電子契約システムには、主に「立会人型(事業者型)」と「当事者型」の2種類の電子署名方式があります。それぞれに特徴があり、用途に応じて使い分けることが重要です。
- 立会人型(事業者型)：サービス事業者の署名によって本人確認を行う方式です。導入が簡単で相手方にも手軽に利用できるため、利便性が高い特徴があります。メールアドレスの登録やアカウントの作成だけで使えるなど、相手方に料金や特別な準備を求めずに契約を締結できます。
- 当事者型：契約当事者自身の電子証明書を用いる方式です。立会人型よりも高い法的証明力を持ちますが、相手方にも電子証明書の取得を依頼する必要がある等、運用がやや複雑になります。マイナンバーカードを使った署名もこの方式に該当します。
タイムスタンプとは？
データに刻まれる「デジタルの消印(日付スタンプ)」のことです。タイムスタンプを押すことで、次の2つを証明できます。
- 存在証明：「タイムスタンプが押された時間に、その書類が存在していた」
- 非改ざん証明：「タイムスタンプが押された時間以降、書類が1文字も書き換えられていない」
一見難しく思えますが、契約書であれば、いつの時点で交わされた書類なのか、中身を改ざんされてないかを証明できるのがタイムスタンプです。
▶関連記事： タイムスタンプの作成方法は？電子帳簿保存法との関係性や注意点も解説
電子契約の進め方
電子契約の基本的な流れは、主に下記となります。
- 契約書の作成
- 契約書のアップロード
- 署名箇所の設定と送信
- 送信した相手による署名と締結
- 完了した契約書の保管
まず、契約書を作成・PDF化し、アップロード。次に、署名者のメールアドレスや署名箇所を設定、署名依頼のメールを相手方に送信します。
相手方は受信したメールのリンクから契約書を確認、電子署名またはサインを行います。これにより、契約締結となります。
双方の署名が完了すると、タイムスタンプが付与された契約書がクラウド上に保管、両当事者に締結完了通知が送られます。通常、契約書のアップロードから締結完了まで最短で数分〜2日程度で完了となります。
電子契約のメリットとは
電子契約には、ビジネスを効率化できるメリットがあります。コスト面やスピード以外にも、セキュリティ強化やリモートワーク対応等、様々なメリットがあります。
- ① コストの大幅削減
紙の契約書では、契約金額に応じて「収入印紙」が必要でしたが、電子契約は印紙税法の対象外なので不要です。さらに、郵送代、封筒代、紙代、印刷代、保管倉庫代などもかからないため、大きなコスト削減になります。 - ② 契約完了までのスピード
紙の場合、「印刷→製本→押印→郵送→相手方の確認と押印→返送」と、完了までに1週間以上かかることも多くあります。電子契約なら、メールやクラウド上で完結するため、早ければ数分〜数日で契約が完了します。 - ③ 管理がラクで、紛失リスクがない
契約書は、パソコンで「企業名」や「日付」を入力して検索すれば一瞬で見つかるので、書類棚や倉庫から探す必要がありません。またクラウド上への自動バックアップがあれば、火災や水害などの被害にあっても、紛失で書類をなくすリスクもありません。 - ④ 裁判時における証拠能力
電子契約では、電子証明書やタイムスタンプにより、誰がいつ署名したかを技術的に証明できます。さらに内容の改ざんも検証できるため、証拠としての信頼性が非常に高い点が特徴です。裁判での証拠能力は、紙の契約書よりも立証が容易な場合もあります。 - ⑤ 業務における効率性
紙の契約とは異なり、アラート機能を使えば契約の更新漏れなどが防げ、更新管理が確実になります。 - ⑥ 監査対応
データ抽出によって過去の書類データ検索などが迅速に対応でき、監査にかかる時間の圧縮が図れます。 - ⑦ リモートワークや様々なビジネスシーンへの対応
電子契約に対応すれば、自宅や外出先からリモートワークによる業務が可能になります。また海外の取引先でも、距離や時差を受けずに契約が進められます。国際郵便での書類のやり取りでは、往復で1週間以上かかる場合もありますが、電子契約であれば数時間での完了も可能です。災害発生時や緊急時など、出社が困難な状況でも契約業務を継続できるため、事業継続性(BCP)対策としても電子契約は有効です。
電子契約を使うと経費が減る？
実際に電子契約を導入した場合、どのくらいのコスト削減ができるのか、年間契約件数200件(うち収入印紙が必要な契約が50件)を例に試算してみましょう。
【紙の契約書でかかる年間コスト（例）】
- 収入印紙代(平均4,000円×50件) ：200,000円
- 往復の郵送・封筒代(500円×200件) ：100,000円
- 印刷・紙・製本代(100円×200件) ：20,000円
- 契約作業にかかる人件費(時給換算で1契約あたり1,000円)：200,000円
- 合計：約520,000円
【電子契約に移行した場合の年間コスト（例）】
- 収入印紙代 ：0円
- 郵送・封筒代 ：0円
- 印刷・紙・製本代 ：0円
- 契約作業にかかる人件費(作業時間が大幅短縮され1/5に)：40,000円
- 合計：約40,000円
このシミュレーションでは、年間で約48万円ものコスト削減になります。ここに書類の保管スペース代なども加わるため、実際のメリットはさらに大きくなる可能性があります。
電子契約の注意点
- 相手方の理解が必要
取引相手が紙での契約を望む場合、無理に電子契約を強制することはできません。また相手方にアカウントを作成してもらう必要などもあります。 - 一部、電子化できない契約がある
多くの契約が電子化できるようになりましたが、一部の特殊な契約では、まだ紙による書面での交付が義務付けられているものもあります。 - 社内のルール作りや調整が必要
「電子署名には誰の承認が必要か」などの社内の運用フローを新しく決める必要があります。また操作の研修やマニュアル作成、問い合わせ対応などの準備が必要です。実際に利用する場合には、法務部や営業部、経理部など複数部門間での調整が必要となることが多く、各部門で契約書の取扱方法が異なるため、ルールの作成に時間がかかる可能性があります。 - サイバー攻撃の対策が必要になる
クラウド上に保管された重要な契約情報をサイバー攻撃などから守るため、情報漏えいリスクへの対策が必要になります。ランサムウェアや標的型攻撃等、サイバー攻撃の手法は巧妙化しており、セキュリティ対策の継続的な強化が求められます。 - コスト面での注意点
導入初期では、社内システムとの連携や過去データの電子化の費用、上記セキュリティ費用など、追加コスト発生の可能性に注意してください。ただし、中長期的に見た場合、今までかかっていた印紙税や郵送費、業務効率化による人件費の削減などにより、回収できる可能性は高いと言えます。
電子化できない・注意が必要な契約書とは
法改正により大半の契約書が電子化可能になりましたが、現在でも法律で「紙の書面」が必須とされているものや、個別の条件があるものがあります。トラブルを防ぐために把握しておきましょう。
【完全に電子化が不可能なもの（紙が必須）】
- 公証人による作成が必要な「任意後見契約書」
- 鉱物採掘に関する「鉱区の譲渡・設定の契約書」
【電子化に相手方の明示的な同意が必要なもの】
- マンションなどの「定期建物賃貸借契約書」
- 宅地建物取引業法に基づく「重要事項説明書(35条書面)」「契約締結後交付書面(37条書面)」
- 定期借地契約書(居住用など一部の種類)
これらは法改正により電子化が解禁されましたが、「事前に相手方の承諾を得て、閲覧・印刷可能なデータで交付すること」が条件となります。取引の際は、必ず事前に相手方へ電子化の同意を取りましょう。
電子署名法と電子帳簿保存法への対応
電子契約を適切に運用するためには、電子署名法と電子帳簿保存法という、2つの重要な法律への対応が必要です。これらの法律は、電子契約の法的な有効性と適切な保管方法を定めています。要件を満たさない電子契約は、法的効力が認められない可能性や税務調査で否認されるリスクがあるため、正しい知識を持つことが重要です。
電子署名法が定める要件への対応
電子署名法では、電子署名が有効と認められるために「本人性(署名者が本人であること)」と「非改ざん性(署名後に改変されていないこと)」の2つの要件を満たす必要があります。電子署名が紙の契約書と同等の法的効力を持つには、この2要件を技術的な証明が必要となります。
信頼できる第三者機関(認証局)が発行する電子証明書によって、署名者の本人性を証明できます。認証局は、厳格な本人確認の上で電子証明書を発行するため、高い信頼性が担保されます。タイムスタンプを付与することで、署名時刻と文書の存在を証明する仕組みも重要です。タイムスタンプにより「いつ」その文書が存在し、それ以降改ざんされていないことを証明できます。
電子帳簿保存法が定める要件への対応
国税関係書類は法人税法上の規定に基づき、原則7年間(欠損金がある場合は10年間)の保存義務があります。この期間中は、税務調査に対応できるよう適切にデータの保管が必要となり、真実性の確保と可視性の確保が重要となります。
真実性の確保では、次のいずれかの措置を講じる必要があります。
- タイムスタンプが付与されたデータを受領する
- 訂正や削除の履歴が残るシステムを利用する
- 改ざん防止のための事務処理規定を作成し運用する
可視性の確保では、パソコンやディスプレイ、プリンターを備え、データを明瞭な状態で表示・印刷できる環境を整える必要があります。税務調査の際には、すぐに画面表示や印刷ができる状態にしておきましょう。
なお、電子取引データの保存方法は厳格化されています。電子契約システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法に対応したシステムであることを必ず確認しましょう。
電子契約システムをスムーズに導入するには
電子契約システム導入は、準備と検証によって導入後のトラブルを最小限に抑えられます。
- ① 現状分析と要件定義
多くの業務にも当てはまることですが、現状の契約業務の棚卸しを行い、年間での契約件数や契約の種類、承認フロー、関係部署、課題点等を詳細に分析し、要件定義を明確化しましょう。
具体的には、契約書の種類ごとに件数を集計し、どの契約から電子化すべきか優先順位をつけます。承認者が何段階いるのか、承認にどれくらい時間がかかるのか等、現状の業務フローの可視化が重要です。「契約書を探すのに時間がかかる」「承認待ちで契約が滞る」といった具体的な課題を把握しましょう。 - ② システム選定と比較検討
複数の事業者から提案や見積もりを受け、機能や価格、サポート体制等を比較検討します。併せて、デモンストレーションを依頼して実際の操作画面を確認しましょう。使いやすさは導入後の定着率に影響するため、実際に触ってみて、操作の感覚を確認することが重要です。 - ③ 予算承認
経営会議で導入効果を説明し、必要な予算の承認を得ます。印紙税削減額や業務時間の短縮効果を具体的な数値で示すことが、経営層の理解を得るポイントです。 - ④ 試験運用と課題の洗い出し
限定された部署や取引先で試験運用を実施します。まずは協力的な部署や取引先を選び、小規模に始めることでリスクを最小限に抑えられます。
試験運用では、想定していなかった課題が見つかることも多いため、現場からのフィードバックを積極的に収集しましょう。課題の洗い出しと改善を繰り返し、本格運用に向けた準備を整えます。業務フローの修正、マニュアルの改訂、システム設定の調整等を行います。 - ⑤ 社内教育と取引先への説明
全社員向けの操作研修を実施します。集合研修だけでなく、オンライン研修や動画マニュアルも用意すると、繰り返し確認できるため効果的です。部署ごとに操作に慣れた「推進担当者」を配置し、現場での質問に対応できる体制を構築しましょう。推進担当者がいることで、導入後の定着がスムーズになります。 - ⑥ 本格運用と継続的な改善
段階的に対象部署と契約類型を拡大しながら本格運用を開始します。一度にすべての契約を電子化せずに、優先度の高い契約から順次展開していきましょう。定期的に利用状況や費用対効果を確認、改善を続けます。
月次レポートで利用件数や削減コスト、業務時間の短縮効果等を可視化し、メリットを分析します。現場からのフィードバックを継続的に収集し、業務フローやシステム設定の最適化を図ります。導入後も改善を続けることで、電子契約の効果を最大化できるでしょう。
ベクターサインで電子契約を始めよう
ベクターサインは、月額基本料0円で導入でき、初期負担を抑えて運用が可能。費用は文書を送信した分だけなので、利用量が定まっていない段階でも無駄なく始められます。
ランニングコストに不安を感じる企業やムリなく事業を進めたい個人事業主にとっては特におすすめのサービスです。
更に、ユーザー数、文書保管数に制限がなく、一部部署での試験導入から全社利用への拡大もスムーズ。送信量に応じて月間・年間の各プランやチャージパックを用意し、契約プランを問わずフル機能を利用できるのもメリットです。
また契約書の送付、署名依頼、締結、保管までクラウド上で完結。契約状況はステータスで可視化されるため、「どこまで手続きが進んでいるか」を把握しやすく、他サービスで締結した契約書をアップロードしてまとめて保管できるのも便利です。更に、タグや文書情報の付与、閲覧制限、操作ログにも対応しており、契約書管理の負荷軽減と管理精度の向上を両立できます。
電子契約の導入を検討されているのであれば、ベクターサインを活用して契約業務のデジタル化を進めてみてはいかがでしょうか。
この記事を監修した人：ベクターサイン