契約書管理とは？よくある課題から管理体制の作り方・クラウドシステム選定まで解説
契約書は、取引先とのあらゆる取り決めを証明する重要な書類です。しかし、「担当者によって管理方法がバラバラ」「更新期限を見落として契約が失効しそうになった」「どこに保管されているか分からない」といった悩みを抱える企業は少なくありません。
本記事では、契約書管理の基本的な意味や重要性をはじめ、よくある課題やリスク、管理体制を整えるための実践的な手順、さらにクラウドシステムを活用した効率化まで、実務に役立つ情報を体系的に解説します。
契約書管理とは？
契約書は、企業活動における重要な資産であり、取引内容や権利・義務を証明する根拠となる書類です。しかし、契約書の数が増えるにつれて管理が煩雑になり、紛失や更新期限の管理漏れなどのリスクも高まります。まずは、契約書管理の基本的な考え方と、企業にとってなぜ重要なのかを理解しておきましょう。
契約書管理の定義
契約書管理とは、契約書の保管・検索・期限管理・共有などを適切に行う業務を指します。なお、「契約管理」は、契約書管理に加えて、契約の締結・更新・履行状況の管理まで含む、より広い概念として用いられることがあります。売買契約書・請負契約書・秘密保持契約書(NDA)・雇用契約書・業務委託契約書など、業種や取引形態によってさまざまな種類の契約書が発生します。
これらの契約書について、「締結日・満了日・取引内容をすぐに検索できる」「誰がいつアクセスしたか履歴が残る」「適切なアクセス制御がされている」という状態を維持することが、契約書管理が適切に行われているひとつの目安と言えるでしょう。
契約書管理が重要な2つの理由
契約書管理の重要性は、「リスクマネジメント」と「業務効率化」の2つの観点から説明できます。
リスクマネジメントの観点では、管理体制が不十分だと、契約書の紛失・破損・情報漏えいのリスクが高まります。近年は、情報漏えいに対する社会的な意識が高まっており、不適切な管理によって情報漏えいが発生すると、企業の信頼が大きく損なう恐れがあります。
▶関連記事： 電子契約のリスクとは？セキュリティ対策とサービス選びについて徹底解説
業務効率化の観点では、契約書が適切に管理されていれば、必要な情報にすぐアクセスできるため、業務スピードの向上につながります。逆に、管理が不十分だと、書類を探したり内容を確認したりする作業に無駄な時間がかかり続けます。
契約書管理でよくある3つの課題
契約書管理の重要性を理解していても、実際の現場ではさまざまな課題を抱えている企業が少なくありません。特に、管理ルールの未整備や属人化は、将来的なトラブルの原因になりやすいため注意が必要です。
ここでは、多くの企業で見られる代表的な課題を紹介します。
部署・担当者ごとに管理方法がバラバラ
企業の現場でよく見られる課題の一つが、管理方法が部署や担当者によって統一されていないことです。
契約書の原本を紙で保管している部署もあれば、電子化して管理している部署もあり、契約台帳の有無も部署によって異なるなど、管理方法が担当者ごとの運用に依存しているケースがあります。
こうした属人化した管理体制では、担当者が異動・退職した際に、情報の引き継ぎが困難になります。
部署をまたいだ契約情報の共有もスムーズに行えず、組織全体の意思決定が遅れる原因にもなります。
締結済みの契約書が個人管理になっている
締結が終わった契約書が、担当者の引き出しやパソコンのローカルフォルダに保管されたまま、組織として共有されていないケースも多く見られます。この状態では、他の担当者が契約内容を確認したい場合でも、契約書の所在をすぐに把握できません。
また、担当者が不在の際に急ぎで契約内容を確認する必要が生じたり、引き継ぎ時に「どこに何があるか分からない」という事態が発生したりするおそれがあります。重要な書類が個人管理になっていること自体が、組織にとって大きなリスクといえるでしょう。
管理台帳がない、部署間で項目が異なる
管理台帳がそもそも存在しない企業や、管理台帳はあるものの、部署ごとに管理項目が異なり、情報の統合が困難になっている企業も少なくありません。統一された管理台帳がなければ、全社的な契約情報の集約・検索・期限管理を行うことは事実上困難です。
このような状態は、「管理しているようで管理できていない」状態といえます。その結果、更新期限の見落としや契約違反のリスクを高める要因となります。管理台帳の整備は、契約書管理体制を構築するうえで、最優先で取り組むべき事項のひとつです。
契約書管理が不十分なままだと生じる3つのリスク
契約書管理の課題を放置すると、単なる業務効率の低下にとどまらず、企業経営にも大きな影響を及ぼすおそれがあります。情報資産の損失や契約トラブルを未然に防ぐためにも、あらかじめ想定されるリスクを把握しておくことが重要です。
災害・紛失・情報漏えいによる企業の重大損失
契約書を紙で保管している場合、火災・洪水・地震などの災害によって原本が失われるリスクがあります。日本では、いつどこで大規模な災害が発生するか分からないため、事業継続の観点からも、契約書の電子化と安全な保管体制の構築が必要です。
管理が属人化していると、意図的・非意図的を問わず情報漏えいが発生しやすくなります。重要な契約内容が外部に流出した場合、取引先との信頼関係が損なわれるだけでなく、法的責任を問われるケースもあります。
情報共有の断絶による業務の遅延・停止
契約書の所在や内容が社内で共有されていなければ、業務に必要な情報へ迅速にアクセスできず、意思決定や対応の遅れにつながります。特に期限管理が重要な契約では、情報共有の遅れがビジネス機会の損失に直結するおそれがあります。
また、管理台帳が整備されていなかったり、担当者ごとに情報が分散していたりすると、「あの契約書はどこにある？」という確認作業だけで多くの時間を費やすことになります。契約書を一元管理し、情報の所在を明確にすることが、業務効率の根本的な改善につながります。
更新漏れ・意図しない契約違反の発生
管理体制が整っていないと、契約の有効期限が近づいていることに気づかず、結果として契約が自動更新されていたり、必要な契約が失効していたりするトラブルが発生します。自動更新の条件を見落としていた場合には、想定外のコストが発生することもあります。
社員が契約内容を十分に把握しないまま業務を進めた結果、意図せずに契約条件に違反してしまうケースも考えられます。故意でなくても、取引先との信頼関係が損なわれる可能性があるため、契約内容を組織全体で正確に共有しておくことが不可欠です。
契約書管理の理想形は「電子化×集中管理」
契約書管理の方法は、「紙か電子か」と「分散管理か集中管理か」の2つの軸で整理が可能です。
この2軸を組み合わせると、「電子化×集中管理」が、最もリスクヘッジと業務効率を最も両立しやすい管理形態とされています。電子化にすることで、紙の契約書に比べて、災害や経年劣化による紛失リスクを低減できます。
ただし、電子データにも消失や不正アクセスのリスクがあるため、バックアップや適切なセキュリティ対策が重要です。
また、タイムスタンプを付与することで、契約書が特定の時点で存在していたことや、その後に改ざんされていないことを証明しやすくなります。さらに、集中管理によって契約情報の所在が明確になり、権限に応じて必要な情報へアクセスできる状態が実現できます。
契約書管理の電子化によって得られるメリット
電子化と集中管理を実現することで、次のような具体的なメリットが得られます。
- 検索性の向上：締結日・取引先名・契約種別等のキーワードで即座に必要な契約書を見つけられる
- 期限管理の自動化：更新日や満了日のアラート通知機能により、更新漏れを防止できる
- アクセス制御の強化：閲覧・編集権限を役職や部署ごとに細かく設定、情報漏えいリスクを低減できる
- 業務の属人化解消：情報がシステムに集約されるため、担当者不在でも業務が滞りにくくなる
- コスト削減：印刷・郵送・保管スペースにかかるコストを削減できる
紙での管理や分散管理では実現しにくいこれらのメリットを、電子化と集中管理によって同時に実現できます。
契約書管理システム導入で失敗しないための注意点
契約書管理システムを導入する際によくある失敗には、次のようなパターンがあります。
①入力項目を設定しすぎて現場が使わなくなる
登録項目を厳密に設定しすぎた結果、入力作業が煩雑になり、システムが形骸化してしまうケースです。必要最低限の項目から始め、運用状況を見ながら段階的に追加していくスモールスタートが有効です。
②新規の電子契約だけ管理できて、過去の紙の契約書が置き去りになる
電子契約専用のシステムを導入したものの、過去の紙の契約書が別管理のままとなり、情報の二重管理が発生するケースです。紙と電子の両方を一元管理できるシステムの選定が重要です。
③契約書専用ツールを導入したが、他の書類とバラバラになる
契約書管理には便利でも、稟議書や議事録などの関連文書との連携ができず、かえって情報が分散してしまうケースです。汎用文書管理システムとの組み合わせや、連携機能の有無を事前に確認しておきましょう。
ベクターサインで契約書管理を始めよう
ベクターサインは、電子契約の締結から保管・管理までクラウド上で一元化できる電子契約サービスです。
他社の電子契約サービスで締結した電子署名付き文書やタイムスタンプ付き文書もアップロードして保管できるため、複数のサービスに分散している契約書をまとめて管理できます。
また、AATL対応の電子署名や認定タイムスタンプ、文書検索機能、アクセス制御機能などを備えており、契約書の締結から保管・管理までを効率化できます。電子帳簿保存法への対応を支援する機能も搭載されているため、契約書管理の電子化を検討している企業にも適したサービスです。
初期費用・基本料金０円のベクターサインで、契約書管理を始めてみませんか？
契約書管理に関するよくある質問
Q1．契約書は何年間保管する必要がありますか？
A．契約書の保管期間は、契約の種類や関連法令によって異なります。法人税法では、契約書を含む重要書類は原則として7年間の保存が求められています。ただし、会社法や業法によっては、より長い保存期間が必要となる場合もあるため、自社に適用される法令を確認したうえで管理することが重要です。
Q2．紙の契約書は電子化したら原本を廃棄できますか？
A．契約書の種類や電子化の方法によって異なります。電子帳簿保存法の要件を満たしてスキャナ保存を行う場合は、紙の原本を廃棄できるケースがあります。一方で、社内規程や取引先との取り決めによっては原本保管が必要な場合もあるため、事前に運用ルールを確認しましょう。
Q3．契約書管理システムと電子契約システムの違いは何ですか？
A．電子契約システムは、契約書の作成・送信・締結をオンラインで行うためのシステムです。
一方、契約書管理システムは、契約書の保管・検索・期限管理・アクセス権管理などを行うことを主な目的としています。近年は、電子契約機能と契約書管理機能をあわせ持つサービスも増えています。
まとめ
契約書管理は単なる書類保管ではなく、企業のリスク管理と業務効率化を支える重要な業務です。
管理方法が属人化していたり、情報が分散していたりすると、情報漏えいや契約更新漏れなどの重大なトラブルにつながる可能性があります。
こうした課題を解決するためには、契約書の電子化と集中管理を進め、誰もが必要な情報へ適切にアクセスできる体制を整えることが重要です。クラウド型の契約書管理システムを活用しながら、自社に合った運用ルールを構築し、安全で効率的な契約書管理を実現しましょう。
この記事を監修した人：ベクターサイン